Basic Workflows #3: Backups

Als ich vor kurzem Interviewgast bei Katrin Wczasek sein durfte, kamen wir auf ein Thema zu sprechen, dass mich immer wieder umtreibt: Backups. Ich erlebe es so oft, dass Menschen keine Backups, sprich Sicherungen, ihrer Arbeit machen. Und in 95% der Fälle geht das auch gut. In den restlichen 5% aber nicht – und dann ist das Geschrei groß. Zeit also, das Thema in meiner Basic Workflows-Reihe zu behandeln. Es ist wirklich einfach — und so, so wichtig.

Wieso überhaupt Backups?

Ich will direkt eins vorweg nehmen: Jede Art des Backups ist besser, als keines zu haben. Punkt. Selbst wenn ihr euch jeden Abend eure Seminararbeit selbst per Mail zuschickt, ist das besser als gar nichts zu tun. Aber natürlich ist das nicht der Weisheit letzter Schluss.

Aber wieso sollte man überhaupt Backups ausführen? Aus drei Gründen: menschliche Fehler, menschliches Irren und technischer Verschleiß.

Es passiert schnell, dass man eine Datei mal aus Versehen löscht. Im Normalfall landet sie dann im Papierkorb und man kann sie von dort retten. Allerdings ist das nicht immer möglich. Manche Dateien werden direkt gelöscht, wenn sie beispielsweise sehr groß sind und eine entsprechende Einstellung gewählt wurde. Oder man merkt erst nach Tagen oder Wochen, dass man diese Datei aus Versehen gelöscht hat und mittlerweile wurde sie automatisch vernichtet.

Der zweite Fall passiert gar nicht so selten, wenn man mit größeren Projekten zu tun hat, beispielsweise eine Seminararbeit. Man schreibt und schreibt und schreibt und merkt nach einem halben Tag Arbeit, dass man sich heillos in der Argumentation verrannt hat. Das ist ärgerlich, aber manchmal ist ein klarer Schnitt besser als ewiges Herumdoktern. Auch in diesem Fall kann ich mit einem Backup schnell zurückspringen.

Technisches Versagen ist aber sicherlich der wichtigste Grund für Backups. Dabei muss nicht mal der worst case eintreten und die Festplatte kaputtgehen. Es reicht schon völlig, dass einfach irgendetwas mit dem Dateisystem nicht stimmt, eine App abstürzt oder andere nicht nachvollziehbare Dinge geschehen. Schon kann eine Datei beschädigt und nicht mehr lesbar sein. Dann steht man im schlechtesten Fall ohne eigenes Zutun ohne Abschlussarbeit da. Ein Backup hilft auch hier.

Worauf muss ich achten?

Ein Backup sollte drei Anforderungen erfüllen:

  • Es sollte automatisch geschehen, denn was von sich aus läuft, kann man nicht vergessen.
  • Regelmäßige Ausführung in nicht zu großen zeitlichen Abständen sind das A und O. Schließlich nutzt mir ein Backup wenig, wenn die letzte Version einen Monat alt ist.
  • Und es sollte einfach wieder herzustellen sein und keinen Abschluss in IT erfordern oder irgendwelche sauteuren Programme.

Die gute Nachricht: Sowohl für den Mac, als auch Windows gibt es gute, einfache und vor allem funktionierende Lösungen, die mit wenig Aufwand eingerichtet werden können und dann einfach funktionieren.

Bevor ich aber konkret darüber rede, wie sich Backups unter Mac OS und Windows erstellen lassen, stellt sich noch die Frage nach Größe und Art der Festplatte. Irgendwo muss so ein Backup ja auch gespeichert werden. Dieser Ort kann natürlich nicht die selbe Festplatte sein, die ihr sichern wollt, da es ja unter anderem genau darum geht, euch vor dem Ausfall eurer Festplatte zu schützen. Es muss also eine externe Lösung her.

Zunächst zur Größe. Die gewählte Festplatte sollte doppelt so groß sein, wie die zu sichernde Festplatte. Hat euer Laptop also beispielsweise 512GB an Speicher, sollte die Backup-Platte 1TB haben. So ist sichergestellt, dass alles problemlos gesichert werden kann und auch in Zukunft noch Platz ist. Hier muss man bedenken, dass eure Daten nicht nur ein einziges Mal gesichert werden, sondern in verschiedenen Versionen, also beispielsweise von vor fünf Minuten, vor einer Stunde, vor drei Stunden, von gestern und von vor einer Woche. Das alles benötigt Platz.

Zweitens steht natürlich noch die Entscheidung zwischen einer klassischen HDD und einer SSD an. HDDs beinhalten mechanische Teile, SSD sind quasi viele verbundene Flash-Speicher, so wie sie auch in Smartphones und USB-Sticks verbaut werden. SSDs haben hier diverse Vorteile:

  • ohne mechanische Teile verschleißen sie sehr viel weniger,
  • sie arbeiten dadurch auch geräuschlos,
  • sie sind deutlich schneller als HDDs,
  • sie sind leichter und damit portabler.

Auf der anderen Seite können aber auch HDDs nach wie vor ein paar Pluspunkte aufweisen:

  • sie sind günstiger als SSDs,
  • man bekommt mehr Speicherplatz.

Alles in allem überwiegen die Vorteile für SSDs aber deutlich und durch die größere Portabilität und schnellere Lese- und Schreibgeschwindigkeiten lässt sich eine Backup-SSD auch leicht umfunktionieren und als normale externe Festplatte nutzen. Meine Empfehlung ist also, etwas mehr Geld auszugeben und eine externe SSD zu kaufen. Nur wer wirklich knapp bei Kasse ist oder extrem große Datenmengen sichern möchte, sollte sich noch bei HDDs umschauen.

Ich kann an dieser Stelle leider keine verbindliche Kaufempfehlung für eine bestimmte Festplatte aussprechen. Dafür ist der Markt zu unübersichtlich. Orientiert euch am besten an Rankings wie von Wirecutter oder Chip.

Und noch eine Anmerkung am Rande: Clouds sind kein Backup. Auch in Clouds können Dateien verloren gehen, wenngleich die Anbieter wie iCloud, Google Drive oder Dropbox extrem verlässlich geworden sind. Von daher eher als Ergänzung verstehen, aber natürlich auch gern nutzen

Eine Lösung für den Mac

Wer sich einen Mac kauft, bekommt eine ganze Reihe sehr nützlicher Software direkt mit dazu. Ein besonders essentielles Programm ist Time Machine. Damit lassen sich ganz hervorragend und ohne extra Software Backups erstellen. Zudem können einzelne Dateien oder Ordner ausgeschlossen werden, die nicht gesichert werden sollen, da sie möglicherweise nicht wichtig sind und nur Platz wegnehmen würden.

Time Machine erstellt nach Einrichtung automatisch

“stündliche Backups für die vergangenen 24 Stunden, tägliche backups für den vergangenen Monat und wöchentliche Backups für alle vorausgegangenen Monate“

wie Apple auf seiner Support-Seite schreibt. Die ältesten Backups werden erst dann gelöscht, wenn die Festplatte voll ist.

Die Einrichtung ist dabei denkbar einfach. Externe Festplatte anschließen, Time Machine starten, Festplatte als Backup-Medium auswählen, fertig. Von nun an wird Time Machine im Hintergrund arbeiten und Sicherungen erstellen. Hier geht‘s zum Support-Artikel von Apple, der das ganze Prozedere nochmal anschaulich beschreibt und auch weiterführende Tipps gibt.

…und eine für Windows

Und Windows? Windows bietet zwei Möglichkeiten an, um sich vor Datenverlust zu schützen: Ein vollständiges Systemabbild und der sogenannte Dateiversionsverlauf.

Beim Systemabbild wird – der Name lässt es erahnen – eine komplette Kopie des Gesamtsystems angelegt. Der Unterschied ist hier, dass ein Systemabbild vor allem auf das Betriebssystem und seine Einstellungen fokussiert, nicht zwingend auch auf alle Dateien. Es ist vor allem dann wichtig, wenn es Fehler im Betriebssystem gibt und man dieses wiederherstellen möchte. Für uns steht aber das Retten von Dateien im Vordergrund.

Zu diesem Zweck bietet Microsoft den Dateiversionsverlauf an. Zu den entsprechenden EInstellungen kommt man auf folgendem Weg: Start -> Einstellungen -> Update und Sicherheit -> Sicherung -> Laufwerk hinzufügen. Hier gehts zu Microsofts Support-Artikel.

Für Fortgeschrittene: Backup außer Haus

Zuletzt möchte ich noch auf eine Möglichkeit für Profis hinweisen: ein externes Backup. Das ist sozusagen die Versicherung für echte Katastrophen, beispielsweise einen Hausbrand. Dienste wie Backblaze* bieten Lösungen an, bei denen man ein komplettes Abbild seines Rechners auf externen Servern speichern kann. Das geschieht natürlich verschlüsselt.

Das Prinzip ist hier, dass man ein kleines Programm auf dem Rechner installiert und dieses dann ein Backup an die Server von Backblaze überträgt. Es gibt im Übrigen auch noch andere Anbieter wie Crashplan, die sich aber eher an kleine Unternehmen und weniger an Privatpersonen wenden.

Ich möchte an dieser Stelle aber gar nicht viele Worte über Lösungen wie Backblaze verlieren, da sie wirklich der dritte Schritt vor dem ersten sind und das hier ja eine Reihe für Basic Workflows ist. Ich wollte euch diese Möglichkeit aber auch nicht vorenthalten. Wer Interesse hat, kann sich hier* mal umschauen.

Allerdings kostet Backblaze natürlich etwas: 6$ pro Monat, oder 60$ für ein ganzes Jahr bzw. 110$, wenn man direkt ein zweijähriges Abo abschließt.

Zusammenfassung: Bordmittel für alle, die 3-2-1-Regel für Fortgeschrittene

Zum Schluss möchte ich das wichtigste in Sachen Backups nochmal zusammenfassen:

  1. Ein Backup ist besser ein kein Backup. Kümmert euch um eine Lösung.
  2. Backups sollten automatisiert und im Hintergrund ablaufen, damit man sie nicht vergessen kann.
  3. Sowohl Mac OS, als auch Windows bringen hierfür Bordmittel mit. Bei Apple Produkten ist das Time Machine, unter Windows das Systemabbild bzw. der Dateiversionsverlauf.
  4. Ihr benötigt eine externe Festplatte, die möglichst eine SSD ist und mindestens das Doppelte an Speicherkapazität aufweist, wie die zu sichernde Festplatte.
  5. Clouds können zusätzlich genutzt werden, um einzelne Dateien zu synchronisieren, sind aber kein Ersatz für Backups.
  6. Wer es wirklich ernst meint, kann die 3-2-1-Regel anwenden. Das bedeutet, dass man 3 Backups auf 2 Medien haben soll, wovon sich eines außerhalb der eigenen Wohnung befindet. In der Praxis könnte das dann so aussehen, dass das erste Backup wichtige Dateien sichert und diese auf eine Festplatte schiebt, die an den Rechner angeschlossen ist. Das zweite Backup könnte ein komplettes Systemabbild sein, welches über das lokale Netzwerk an eine zweite Festplatte kopiert wird, die aber nicht direkt am Rechner ist. Das dritte Backup wird dann extern gelagert und läuft über einen Service wie Backblaze.

Die Punkte 1 bis 5 gelten für alle. Punkt 6 ist wirklich nur für diejenigen interessant, die auf Nummer sicher gehen wollen. Wer aber die ersten fünf Punkte befolgt, hat schon einen riesigen Schritt in Richtung Datensicherheit getan — und sich damit selbst einen großen Dienst erwiesen.

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Photo by Markus Spiske on Unsplash

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