Endlich gute E-Mails!

E-Mails sind furchtbar! Trotzdem können wir ohne sie nicht leben. Machen wir also das Beste draus. Diese 3 Tipps helfen dir, endlich gute E-Mails zu schreiben!

Klar, E-Mails sind hoffnungslos altmodisch. Sie basieren auf technischen Grundlagen, die weit vor dem World Wide Web geschaffen wurden und passen nicht mehr in unsere Zeit. Trotzdem sind sie nach wie vor das am weitesten verbreitete Kommunikationsmittel an Universitäten. Und eigentlich auch sonst überall. Grund genug, sich damit zu arrangieren und wenigstens gute Mails zu schreiben.

Die Liste der möglichen Mail-Fauxpas ist lang: vergessene Anhänge, falsche Betreffzeilen, vergessene CC-Setzungen oder generelle Fehltritte im Ton. Vor allem bei Mails an Professor*innen ist das ärgerlich. Es muss aber nicht nur um Hierarchien gehen. Gut formulierte Mails zeigen dem Gegenüber Wertschätzung. Eine nicht zu unterschätzende Kategorie, wenn man etwas möchte und gerade auch im Umgang mit nichtakademischem, aber sehr wichtigem, Personal wie Sekretär*innen.

Zeit also, endlich gute E-Mails zu schreiben.

Schluss mit Web-Interfaces

Diesen Punkt werde ich nie verstehen. Wieso nutzen Menschen das Web-Interface ihrer Mail-Anbieter? In meinen Augen gibt es nur einen legitimen Grund: Wenn man gerade nicht am eigenen Gerät ist. Ansonsten macht es einfach keinen Sinn.

Mail-Programme wie Apple Mail, Airmail oder Microsoft Outlook bieten eine Fülle an Funktionen, wie das Zusammenfassen mehrerer Mail-Konten, das einfache Einsortieren in Ordner oder das Zurückstellen von Mails.

Wer es ernst meint mit der persönlichen Organisation und einem effektiven Umgang mit E-Mails, kommt um Mail-Programme nicht herum. Ich persönlich nutze Airmail von Readdle und bin extrem zufrieden — gerade auf dem iPad. Hierzu folgt demnächst mal ein umfangreicher Bericht.

E-Mails sind Texte, keine Nachrichten

Natürlich dienen E-Mails der Kommunikation. Sie sind aber trotzdem formaler als eine Chat-Nachricht. Auch ich hätte lieber eine hierarchiefreie Uni, die Realität ist aber, dass Professor*innen Noten und Scheine verteilen und man meist etwas von ihnen will, nicht umgekehrt. Im Zweifel sollte man hier lieber ein wenig zu förmlich, als zu flapsig schreiben. Wenn das Gegenüber dann umgangssprachlicher zurückschreibt, kann man den Ton ja immer noch ändern.

Damit einher geht aber auch, eine E-Mail als Text zu begreifen, den man nicht mal nebenbei hinrotzt, sondern mit Bedacht schreibt und gegebenenfalls überarbeitet. Mindestens ein Gegenlesen vor dem Abschicken sollte drin sein. Bei wirklich wichtigen Mails rate ich außerdem dringend dazu, eine andere Person drüber lesen zu lassen. Es kann auch hilfreich sein, die Mail in einem Schreibprogramm vorzuformulieren, inkl. Rechtschreibprüfung und Korrekturschleifen. Erst wenn alles überarbeitet ist, wird sie ins Mail-Programm kopiert.

Lasst den Betreff frei

Zum Abschluss noch ein kleiner Kniff, um sich Peinlichkeiten zu ersparen. Auch mir ist es schon passiert, dass ich aus Versehen auf den Senden-Button gekommen bin und die Mail noch gar nicht fertig war. Oder der Anhang gefehlt hat.

Mein kleiner Tipp: Lasst den Betreff bis zum Schluss frei!

Jedes Mail-Programm, das ich kenne, fragt bei einer leeren Betreffzeile nach, ob man die Mail wirklich ohne Betreff verschicken will. Damit eignet sich diese Funktion ideal, um vor dem Absenden nochmal an einen finalen Check erinnert zu werden.

Das Nutzen dieser Funktion hat mir schon mehrmals enorm geholfen, weil das Aufploppen des Hinweises eine Art Trigger für mich ist: „Achtung, da fehlt noch was, check noch mal die ganze Mail!“

Beherzigt diese drei Punkte und ihr schreibt nie wieder vermeidbar schlechte Mails. Gerade wenn ihr von eurem Gegenüber etwas wollt, kann eine gute oder schlechte Mail den Unterschied ausmachen! 📬

2 Kommentare

  1. Hallo Jan,
    Danke für diese knappe Erklärung. Die kann ich so meinen Studierenden ans Herz legen und werde dies auch tun. Ich mag damit altmodisch sein, aber wenn mir jemand nur eine Frage schreibt, ohne Gruß oder Abschied, finde ich das einfach unhöflich.
    Viele Grüße
    Sebastian.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.