Papierlos Studieren

Schlagwort: Devonthink

  • Notebooks 12 released

    Notebooks 12 released

    So… it’s been a while. In the past, I usually aimed for about two to three articles per month. Lately, I was not able to maintain this schedule due to several reasons. Most importantly, I try to focus on my PhD. Then, there was a (much needed) vacation and just a lot going on. And I am not sure that the slower cadence will change any time soon. Sorry!

    But enough of the excuses, back to the content: Notebooks 12 (or Notebooks 3 on the Mac) has been released. Notebooks is an app that is comparable to DevonThink or KeepIt. Sort of a digital notebook and document repository in one. I really enjoyed using the app for a while when I took my break from DevonThink. I especially like that the app is easy to understand and yet quite powerful. So if you’re looking for an app like this and don’t really need DevonThink right away, you’re in very good hands here. In addition, the developer is really very nice. I wrote him several times about questions and feature requests and always got very kind answers.

    In version 12/3 the most important improvement is now the completely revised link management and the introduction of backlinks. Backlinks have gained immense popularity since Roam Research, Obsidian, and many other knowledge management apps introduced them. The idea here is that in a note, you can also see which other notes link to it. Now Notebooks has that too, which is of course welcome.

    New technologies for better link handling

    But what I find even more interesting is Smart Link Resolution (SLR) and Automatic Link Management (ALM). Links are a fine thing, but they are also very fragile. For example, if you rename linked resources, they usually can’t be found anymore. The same is true if you move them. ALM tries to fix exactly that and uses the newly introduced backlinks for that. Link targets can be found again and links can be adjusted. SLR, on the other hand, actively searches for possibly matching link targets for links if they (supposedly) do not exist. This is useful in two use cases: Firstly, if you have an error in the link and secondly, you can also specify only a keyword in this way and SLR will then find the correct link target automatically.

    All in all, this sounds very promising. Unfortunately, I didn’t have the time to test the new version and ALM or SLR myself. But my experiences with Notebooks leave me optimistic. Notebooks addresses an important issue here. Developers need to work on more robust technologies for links. The backlink revolution we are currently experiencing in the PKM space is worth nothing if you are faced with a bunch of broken links after a few years. For that reason alone, Notebooks‘ approach is very commendable.

    An overview with all new features can be found here: release notes.

  • Meine neu entdeckte Liebe für DevonThink

    Meine neu entdeckte Liebe für DevonThink

    Ich hatte DevonThink lange den Rücken gekehrt: zu kompliziert, ständig Probleme mit iCloud und oft einfach zu viel des Guten. Seit kurzem ist die App aber wieder fester Bestandteil meines Set-ups. Was hat sich geändert?

    Vor einiger Zeit hatte ich hier auf dem Blog eine Reihe zu Devonthink, in der ich das Programm vorgestellt und auch bewertet habe. Ich habe es damals als mein digitales Archiv genutzt, in welchem ich eigentlich alles abgelegt habe: vom wissenschaftlichen Paper bis zur Stromrechnung.

    Über die Zeit haben sich dann die Frustrationen gehäuft, v.a. weil ich immer wieder Probleme mit dem iCloud-Sync hatte. Ob das in erster Linie an iCloud, oder an Devonthink liegt, weiß ich nicht. Fakt war, dass es mich genervt hat. Außerdem mochte ich nicht, dass meine Dokumente in einer Datenbank liegen und damit eine Komplexitätsschicht hinzukommt. Sofern ich etwas mit dem jeweiligen Dokument machen möchte, was Devonthink nicht kann, muss ich es zunächst mal exportieren. Irgendwie umständlich.

    Ich habe dann verschiedene Dinge ausprobiert, u.a. die wirklich gute Notebooks-App oder auch einfach alles nur mit normalen Ordnern im Finder zu lösen. Und doch nutze ich aktuell wieder DevonThink. Wieso?

    3 Gründe für DevonThink

    Der erste Grund ist die eingebaute Künstliche Intelligenz, die mir beim Einsortieren von Dateien hilft. Da ich so ein umfangreiches Ablagesystem habe, war es extrem nervig, wenn ich für jedes Dokument zunächst den (teilweise tief verschachtelten) Ordner suchen musste. DevonThink hilft mir hier enorm, weil es für eine erstaunlich große Anzahl von Dokumenten den richtigen Ordner vorschlägt.

    Auch die andere Richtung ist denkbar, gerade im akademischen Kontext. Die KI kann nämlich auch ähnliche Dokumente finden. So könnte man ein Paper öffnen und dann schauen, welche Paper mit ähnlichen Themen man noch so in der Datenbank hat. Ich nutze das relativ selten, aber das muss ja nicht für alle gleichermaßen gelten.

    Der zweite Grund hängt direkt mit dem ersten zusammen. DevonThink 3 hat die Möglichkeit, sowohl Smart Folders, als auch Smart Rules zu erstellen. Smart Folders sind gespeicherte Suchen, die alle Dateien in einen Ordner stecken, die der Suchabfrage entsprechen. Ich nutze das gern für einzelne Projekte, wenn ich Dokumente aus verschiedenen Ordnern zusammenziehen muss. Ein Beispiel wäre meine Steuererklärung, wo ich dann einen Smart Folder erstelle, der alle Dokumente bündelt, die mit Papierlos getaggt sind, aus dem vergangenen Jahr stammt, vom Dateityp PDF ist und das Wort Rechnung im Titel tragen. So habe ich schnell alle Dokumente zur Hand, die ich für meine Betriebsausgaben benötige.

    Bild von Devonthink Benutzeroberfläche
    DevonThink – mächtig, aber auch komplex (Source: DEVONtechnologies)

    Smart Rules demgegenüber nutze ich aktuell noch kaum. Man kann hier Regelsets definieren, die automatisiert Dateioperationen vornehmen. Man kann so beispielsweise eine Rechnung, die immer gleich ist, nach einem festen Schema umbenennen und dann in den richtigen Ordner verschieben lassen. Wer Hazel kennt, wird das Prinzip direkt verstehen. Ich habe das bisher vor allem deshalb noch wenig genutzt, weil ich gern manuell auf meine Dateien schauen möchte, um Fehlkategorisierungen zu vermeiden. Smart Rules sind aber ein extrem mächtiges Werkzeug und ich bin froh, dass DevonThink das kann. Ich glaube auch, dass ich in Zukunft mehr darauf zurückgreifen werden. Man muss ja aber auch nicht jedes Feature sofort nutzen, nur weil es potenziell möglich ist.

    Der wichtigste Grund, der mich zu DevonThink zurückgebracht hat, war aber ein ganz kleiner: das Archivieren von E-Mails. Es klingt trivial, aber ich habe einfach keine gute Lösung gefunden, um alte E-Mails abzulegen und durchsuchbar zu halten. Einfach alles in meinem Mail-Account zu lassen, ist dabei keine Option für mich. Ich möchte wichtige E-Mails zuverlässig abrufbar bei mir auf dem Rechner haben, da ich extrem oft Dinge in alten Mails nachschaue. Mit DevonThink kann ich E-Mails entweder per Drag & Drop importieren oder auch einfach per Tastatur Shortcut direkt aus meinem Mailprogramm MailMate. In DevonThink werden die Mails dann im eml-Format abgelegt, werden gut gerendert angezeigt und sind durchsuchbar. Zusammen mit der eingangs erwähnten KI und Smart Foldern ist das für mich eine unschlagbare Kombination.

    Nervige Probleme umgehen

    Bleiben noch die Probleme und Eigenheiten, die mich ursprünglich von DevonThink abgeschreckt haben, allem voran der Sync über iCloud. Nachdem ich zu Beginn direkt wieder Probleme mit einem unzuverlässigenn iCloud-Sync hatte, habe ich beschlossen, es einfach sein zu lassen. Kein iCloud-Sync mehr für mich! Stattdessen nutze ich jetzt Bonjour, um meine Geräte zu synchronisieren. Dabei kommuniziert mein MacBook direkt mit dem iPad und iPhone. Das geht rasend schnell und ist extrem zuverlässig, da alles im lokalen Netzwerk abläuft.

    Außerdem bin ich dazu übergegangen, möglichst viel in DevonThink direkt zu lösen. Das gilt vor allem für das iPad und PDFs, die ich dort lese. Es gibt leider einen schon lang bestehenden Bug im Zusammenspiel von DevonThink to Go und meinem PDF-Editor der Wahl PDF Expert, welcher dazu führt, dass Markierungen nicht zurück ins PDF übertragen werden. Daher nutze ich auf dem iPad nun einfach die eingebaute Möglichkeit für Annotationen, die meist absolut ausreichend sind.

    Fazit: Nur das nutzen, was man braucht

    Was ist mein Fazit aus diesem Hin und Her? In erster Linie wohl, dass man nicht immer alles auf einmal nutzen muss, was eine App kann. Schon gar nicht bei so einem Funktionalitätsmonster wie DevonThink. Stattdessen sollte man hier behutsam ran gehen und sich an den eigenen Bedürfnissen orientieren. Nicht alles, was theoretisch möglich ist, ist auch sinnvoll. Weitere Features kann man sich auch dann noch anschauen, wenn man an Grenzen stößt. Man sollte nicht künstlich Bedürfnisse schaffen, wo eigentlich gar keine sind.

    Und zweitens zeigen mir meine Erfahrungen mit DevonThink, dass man nicht gegen das Programm arbeiten sollte. Wenn ein Feature verbuggt ist, sollte man es einfach nicht nutzen, anstatt sich immer wieder damit herumzuärgern.

    Seitdem ich diese beiden Ratschläge befolge, hat sich mein Frust mit DevonThink minimiert, wohingegen der tägliche Nutzen nach wie vor gegeben ist. Und demnächst werde ich mich mal um Smart Rules kümmern!

    Reproduced by permission of DEVONtechnologies

  • Devonthink im Portrait (4) – Der Blick in die (unsichere) Zukunft

    Devonthink im Portrait (4) – Der Blick in die (unsichere) Zukunft

    Im letzten Teil der Reihe zu Devonthink möchte ich in die Zukunft schauen. Ich weiß leider nicht, was hier in Zukunft kommen wird und welche Pläne Devontechnologies hat. Ich weiß aber, dass ich Devonthink noch lange nutzen möchte. Leider bin ich mir nicht sicher, welchen Weg Devonthink in Zukunft beschreiten wird. Daher werfe ich einen (unsicheren) Blick in die Zukunft.

    (mehr …)

  • Devonthink im Portrait (3) – Devonthink to go (DTTG)

    Devonthink im Portrait (3) – Devonthink to go (DTTG)

    Bisher habe ich in dieser Reihe ausschließlich über Devonthink für den Mac geschrieben. Das macht auch Sinn, ist Devonthink doch in erster Linie eine Desktop-Anwendung. Die Anwendung wurde zuerst für den Mac entwickelt und kann als klassisches Schwergewicht angesehen werden. Dennoch wird seit einiger Zeit auch eine Begleitapp für das iPad und iPhone entwickelt: Devonthink to go, oder kurz DTTG.

    Die App hat schon eine beachtliche Entwicklung hinter sich, die ich aber zugegebenermaßen auch nur vom Hörensagen kenne. Ich nutze DTTG einfach erst seit dem letzten großen Redesign und kann wenig zur Zeit davor sagen. Es gab aber wohl auch nicht viel zu sagen, war es doch wohl nur eine Art Dokumentenbetrachter.

    Es ist also schon einiges passiert. Trotzdem gibt es nach wie vor große Unterschiede zwischen MacOS- und iOS-Version. Als jemand, der unterwegs einzig und allein auf dem iPad Pro arbeitet, stoße ich oft an Grenzen, von Feature-Parität sind wir hier noch weit entfernt. Aber der Reihe nach: Immerhin gibt es ja auch eine ganze Reihe an Dingen, die positiv zu bewerten sind.

    Hauptansicht von DTTG
    Hauptansicht von DTTG

    [aesop_quote type=“block“ background=“#282828″ text=“#ffffff“ align=“left“ size=“1″ quote=“Devonthink 3 ist gerade in der öffentlichen Beta-Phase. Die neue Version ist ein riesiger Schritt nach vorn und ich werde definitiv hier darüber schreiben. Für den Moment funktionieren daher aber die Links zu den alten Versionen nicht mehr. Ich weiß zu diesem Punkt noch nicht, wann die Beta-Phase abgeschlossen sein wird. Wer dennoch jetzt schon Devonthink 3 kaufen möchte, kann das unter www.devontechnologies.com/de/apps/devonthink tun. Wer aber noch warten möchte, bis die endgültige Version veröffentlicht ist, wird an dieser Stelle darüber informiert. Kleiner Nebeneffekt: Ich werde dann auch wieder Affiliate-Links bereitstellen, über die ich eine kleine Kommission erhalte, wenn Devonthink über den entsprechenden Link gekauft wird. Das ist eine super Möglichkeit, meine Arbeit zu unterstützen, da es für den oder die Käufer*in keine höheren Kosten bedeutet.“ parallax=“off“ direction=“left“ revealfx=“off“]

    Wieso DTTG toll ist

    Wie bei jedem konstruktivem Feedback will ich natürlich mit den positiven Aspekten von DTTG beginnen. Davon gibt es zum Glück eine ganze Menge. Als erstes fällt mir die wirklich wunderbare Share-Extension ein. Man kann damit quasi so komfortabel wie auf dem Mac Internetseiten sichern. Es ist möglich auszuwählen, in welche Datenbank eine Datei gespeichert werden soll und in einem zweitem Schritt kann man sich noch zwischen einem Lesezeichen, einem Webarchiv oder einer Markdown-Datei entscheiden.

    Gerade Webarchive nutze ich häufig, da hierbei Seiten so erhalten werden, wie ich sie auch im Browser sehe und Links klickbar bleiben. Mit der Option ‚Webarchiv (aufgeräumt)‘ bekomm ich darüber hinaus eine Version der Website, die nur Text und Bilder erhält – und den ganzen anderen Mist rausschmeißt. Sehr angenehm! Etwas schade ist aber, dass anders als auf dem Mac keine PDFs erzeugt werden können. Hierfür nutze ich andere Plugins und speichere das PDF dann über einen kleinen Umweg in DTTG.

    [aesop_video src=“youtube“ id=“LQf4XM3zCPA“ width=“80%“ align=“center“ caption=“Der Webpicker von Devonthink to Go im Einsatz“ disable_for_mobile=“on“ loop=“off“ controls=“on“ autoplay=“off“ mute=“off“ viewstart=“off“ viewend=“off“ revealfx=“off“ overlay_revealfx=“off“]

    Hat man erst einmal Dateien, will man meist etwas mit ihnen anstellen, beispielsweise PDFs lesen und markieren oder Texte weiterschreiben. Für PDFs hält DTTG eine umfangreiche Palette an Werkzeugen bereit. Textstellen markieren oder Kommentare an den Rand schreiben ist natürlich kein Problem. Hierfür kann man auch den Apple Pencil nutzen, was ich immer sehr angenehm finde. Es sind aber auch fortgeschrittene Manipulationen wie das Einfügen oder Extrahieren einzelner Seiten möglich. Das kann sich sehen lassen.

    Wenn es um Texte geht, sind nur einfach txt-, rtf- oder Markdown-Files möglich. Word-Dokumente können nicht direkt in DTTG bearbeitet werden und müssen extern geöffnet werden. Die Unterstützung für Markdown ist aber eine super Sache, da man auf diese Weise schnell formatiert schreiben kann, wenn man einmal die Auszeichnungszeichen verinnerlicht hat. Hier geht’s zu einer kurzen Einführung.

    Überhaupt ist der Umgang von DTTG mit Dateien sehr gut. Man kann sie nämlich nicht nur manipulieren, sondern auch neu anlegen. Und da sind eben nicht nur Text-Files möglich, sondern auch noch Bilder (schon bestehende oder neu aufgenommene), Sprachnotizen, Videos, Lesezeichen und Tabellen. So könnte man beispielsweise Interviews für eine Forschungsarbeit direkt in DTTG aufnehmen und speichern, Feldnotizen verfassen, oder auch einsprechen, Videos und Fotos vom Ort der Forschung aufnehmen und weiteres Material mit der Share Extension hinzufügen. Das finde ich schon sehr stark, da man im Grunde nur DTTG und keine weitere App bis zu diesem Punkt benötigt.

    weniger wichtig, aber dennoch recht nützlich sind die vorgegebenen intelligenten Gruppen. Hiermit kann man sich beispielsweise alle Videos, Bilder, oder PDFs in einer Datenbank anzeigen lassen. Es gibt noch eine Reihe anderer nützlicher Filter wie Kürzlich bearbeitet, Kürzlich betrachtet, Markiert, oder Heruntergeladen. Und zum Glück lässt sich konfigurieren, welche dieser Gruppen in der Seitenleiste angezeigt werden und welche nicht. Ich bin zum Beispiel kein großer Nutzer dieser intelligenten Gruppen (bzw. Gespeicherten Suchen, die es eigentlich sind) und habe daher relativ wenig eingeblendet. Aber das kann ja jeder so handhaben, wie ersie das möchte.

    Und noch ein Punkt gefällt mir richtig gut in DTTG: die Suche. Die kommt zwar unscheinbar daher, hat es aber in sich. Sie ist nur als kleines graues Kästchen am oberen Bildschirmrand platziert und bei weitem nicht so prominent wir bei Devonthink für den Mac. In ihr steckt aber so einiges. Es ist nämlich genau wie auf dem Mac möglich, mit Suchoperatoren und sogar Bool’schen Operatoren zu suchen. Und das ist für eine iOS-App schon verdammt cool und nützlich.

    Seitenleiste mit Datenbanken

    Und was mich verzweifeln lässt

    Das ist ja schon mal eine ganze Menge, die gut läuft. Und um hier keinen falschen Eindruck aufkommen zu lassen: DTTG ist eine ziemlich tolle App und ich nutze sie fast jeden Tag. Dennoch gibt es einige Schwächen, die zum Teil verhindern, dass DTTG sein ganzes Potential entfaltet.

    Das Problem an DTTG ist nicht die schlechte Umsetzung von Features. Die Features, die an Bord sind, funktionieren tadellos. Das Problem ist, dass vieles, das man vom Desktop kennt, schlicht nicht an Bord ist. Am prominentesten ist hier sicherlich die KI. Diese gibt es schlicht nicht unter iOS. Kein Magic Hat, der Vorschläge macht, nichts. Wieso das so ist, ist mir nicht klar. Eigentlich stellt Apple seit einigen Jahren das Core ML-Framework zur Verfügung. Das ist eine Entwicklungsumgebung, mit der Machine Learning implementiert werden kann. Nun weiß ich natürlich nicht, wie die KI von Devonthink funktioniert, ich gehe aber mal schwer davon aus, dass es auf irgendeiner Art Machine Learning basiert und es würde mich wundern, wenn sich das nicht auch mit Core ML umsetzen ließe.

    Damit einhergeht, dass es auch keine Smart Groups gibt. Das sind im Grunde gespeicherte Suchen. Man definiert gewissen Kriterien, die eine Datei erfüllen muss und wenn sie das tut, wird sie in der Smart Group auftauchen. Nehmen wir beispielsweise an, dass ich all meine Seminarpläne mit dem Tag Seminarplan versehe. Auf dem Desktop kann ich nun eine Gruppe anlegen, die alle Dateien in Devonthink einsammelt, die dieses Tag aufweisen. Und schon habe ich eine Sammlung all meiner Seminarpläne. Das ist natürlich nur ein Beispiel. Prinzipiell können hier sämtliche Charakteristika einer Datei genutzt werden: Namensbestandteile, Daten, Tags, Dateitypen etc. etc. Nur halt leider nicht in DTTG, da hier diese Funktion fehlt. Es gibt nur die vordefinierten Smart Groups, darüber hinaus ist Feierabend.

    Wo wir gerade beim Thema Suche sind: Die Suche ist zwar wie oben beschrieben ähnlich mächtig wie auf dem Mac, sie sieht aber nicht danach aus. Auf dem Mac bekommt man ein großes Suchfenster, wo einem diverse Suchparameter eingeblendet werden. Unter iOS gibt es das nicht. Das ist nicht dramatisch, schadet aber der Entdeckbarkeit dieses Features. Eine kleine graue Zeile sieht einfach nicht danach aus, viel zu können. Hier würde ich mir eine andere, prominentere Darstellung wünschen.

    Neben Smart Groups fehlen auch Templates. Die nutze ich selbst zwar auch nie, prinzipiell können sie aber sehr nützlich sein. Für Devonthink auf dem Desktop gibt es z.B. Templates für Meeting-Notizen und solche Sachen. DTTG hat dieses Feature nicht. Hier kann ich mir noch weniger erklären wieso. Es müsste doch ein leichtes sein, beim Erstellen von Dateien auch den Punkt Templates anzubieten und dann eine Auswahl anzuzeigen?!

    Der vorletzte Punkt ärgert mich dann wieder deutlich mehr als fehlende Templates: Die Unfähigkeit, Dateien direkt zu öffnen, zu bearbeiten und wieder abzuspeichern. Ein einfaches Beispiel sind PDFs. Vom Desktop kenne ich es so, dass ich ein PDF in Devonthink suche, es mit meiner PDF-Anwendung öffne, den Text lese und bearbeite und es wieder abspeichere. Die bearbeitete Datei ist in Devonthink dort, wo zuvor die unbearbeitete war. Keine Kopie, kein extra Speichern, halt so wie es sein sollte. In DTTG geht das nicht so einfach. Zumindest nicht, wenn ich die Datei in einer externen Anwendung öffnen und bearbeiten möchte.

    Hier klicke ich auf das Teilen-Icon und wähle beispielsweise In „PDF Expert“ kopieren. In der Folge wird die Datei in PDF Expert geöffnet und ich kann sie dort auch bearbeiten. Wenn ich sie dann aber wieder schließe, ist sie nicht in DTTG gespeichert. Dafür muss ich sie erst wieder umständlich exportieren und dann DTTG als Ziel auswählen – mit der Folge, dass die alte Datei auch noch da ist und ich dann ein PDF zwei Mal habe; einmal bearbeitet, einmal im Ausgangszustand. Wenn man wie ich permanent mit PDFs arbeitet und dafür eben eine andere Anwendung nutzen möchte, ist das extrem nervig. Wieso das so ist und ob das Problem bei Devonthink, den Anbietern der Drittapps, oder iOS liegt, kann ich nicht sagen. Prinzipiell gibt es in iOS aber die Möglichkeit Dateien in Drittapps zu öffnen, statt sie dorthin zu kopieren, wieso DTTG diese Möglichkeit nicht nutzt, vermag ich nicht zu sagen.

    Es gibt viele Möglichkeiten, um neue Dateien anzulegen

    Zuletzt frage ich mich, ob die Entwickler*innen von DTTG schon mal was von Siri Shortcuts gehört haben? Es scheint nicht so. Jegliche Form von Automatisierung ist nämlich abwesend. Immerhin werden URL-Schemes unterstützt, sodass man DTTG in Shortcuts einbauen kann. Das ist aber umständlich und nicht zu durchschauen, wenn man sich nicht intensiv damit befasst. Dabei gäbe es so viel Potential, wie an Schreibprogrammen wie Ulysses oder der Notiz-App Bear zu beobachten ist.

    Fazit und ein Wort zum Sync

    Wie soll man DTTG nun abschließend bewerten? Der Pro-Abschnitt ist lang. Der Contra-Abschnitt leider auch. Und so lässt sich wohl am ehesten sagen, dass DTTG eine super App ist – wenn man akzeptiert, dass sie bei weitem nicht an die Desktop-Version herankommt und eben nur eine Begleit-App ist. Das was sie kann, macht sie aber gut. Auch Synchronisieren über Bonjour oder iCloud funktioniert in der Regel einwandfrei. Und den Usecase Datensammelmaschine im Feldeinsatz habe ich ja weiter oben schon skizziert. Dafür ist DTTG super geeignet.

    Ein paar kleine Schönheitsfehler und das Fehlen der KI sind aber echte Spielverderber. Man hat einfach das Gefühl, dass die Macher von Devonthink ihren Fokus eindeutig auf den Desktop legen. DTTG scheint nur ein Nachsatz zu sein. Das mag momentan noch (irgendwie) akzeptabel sein, könnte auf lange Sicht aber das Bestehen der gesamten Firma gefährden. Über die Zukunftsaussichten von Devonthink und damit den dahinterstehenden Entwickler*innen DEVONtechnologies werde ich mich aber im nächsten und letzten Teil dieser Reihe widmen.

    Hier kommst du zu Teil 1 und Teil 2 der Reihe.

  • Devonthink im Portrait (2) – Mein Nutzungsszenario

    Devonthink im Portrait (2) – Mein Nutzungsszenario

    Im ersten Teil dieser Reihe habe ich zunächst mal grundlegend erklärt, was Devonthink ist und kann. Dabei habe ich mit Sicherheit einiges vergessen. Das liegt aber nicht so sehr an fehlender Sorgfalt, sondern an der schieren Komplexität des Programms. Daher auch hier wieder der Hinweis: Devonthink ist viel zu umfangreich, um in wenigen Artikeln alles darzustellen. Daher zeige ich hier auch nur meine persönliche Nutzung, die für andere als Inspiration dienen kann.

    Insgesamt habe ich neun verschiedene Datenbanken. Einige davon sind Lebensbereichen zugeordnet, andere sind sozusagen Spezialdatenbanken. Hinzu kommt ein globaler Eingang, zu dem ich weiter unten noch etwas sage.

    Je eine „Lebensdatenbank“ entfällt auf meine Promotion, das Forschungsprojekt in dem ich arbeite, diesen Blog, sowie mein zweites Blog/Podcast-Projekt undogmatisch.net. Außerdem habe ich noch Datenbanken für mein papierloses Büro, eine Bibliothek, eine Datenbank für persönliche Weiterbildung, eine für Rezepte, sowie ein E-Mail-Archiv.

    [aesop_quote type=“block“ background=“#282828″ text=“#ffffff“ align=“left“ size=“1″ quote=“Devonthink 3 ist gerade in der öffentlichen Beta-Phase. Die neue Version ist ein riesiger Schritt nach vorn und ich werde definitiv hier darüber schreiben. Für den Moment funktionieren daher aber die Links zu den alten Versionen nicht mehr. Ich weiß zu diesem Punkt noch nicht, wann die Beta-Phase abgeschlossen sein wird. Wer dennoch jetzt schon Devonthink 3 kaufen möchte, kann das unter www.devontechnologies.com/de/apps/devonthink tun. Wer aber noch warten möchte, bis die endgültige Version veröffentlicht ist, wird an dieser Stelle darüber informiert. Kleiner Nebeneffekt: Ich werde dann auch wieder Affiliate-Links bereitstellen, über die ich eine kleine Kommission erhalte, wenn Devonthink über den entsprechenden Link gekauft wird. Das ist eine super Möglichkeit, meine Arbeit zu unterstützen, da es für den oder die Käufer*in keine höheren Kosten bedeutet.“ parallax=“off“ direction=“left“ revealfx=“off“]

    Devonthink als papierloses Büro

    Ich beginne einfach mal mit der wichtigsten Datenbank: meinem papierlosen Büro. Ich bin seit einigen Jahren wirklich auf ein komplett papierloses Büro umgestiegen. Jeder Brief, der mich erreicht, wird eingescannt, benannt, ggf. getaggt und im entsprechenden Ordner „abgeheftet“. Rechnungen, Tickets oder Gutscheine lasse ich mir sowieso nur digital zustellen.

    Das ist sowieso der erste und wichtigste Schritt zu einem papierlosen Büro: jede Möglichkeit nutzen, um Papierpost zu vermeiden. Zum Glück bieten fast alle Institutionen, Firmen etc. mittlerweile die Möglichkeit an, Rechnungen als PDF zuzustellen. So entfällt schon mal ein Großteil der Papierpost. Ähnlich angenehm ist die Lage beim Versand von Gutscheinen, Software-Lizenzen usw.

    Schwieriger wird es bei Amtsbescheiden und vergleichbarer offizieller Post. Hier wird nach wie vor viel und gern mit Papierbriefen gearbeitet. Ähnlich verhält es sich leider mit Kranken- und Rentenversicherungen. Hierfür nutze ich meinen Uralt-Scanner, der seine Aufgabe aber nach wie vor tadellos erledigt. Bis auf wenige Ausnahmen vernichte ich die Briefe nach dem Scanvorgang mit meinem Schredder. Ich will einfach so wenig wie möglich Papier rumliegen haben, da finde ich das nur konsequent.

    Natürlich gibt es Schreiben, die im Original aufbewahrt werden müssen. Hierfür reicht mir aber ein einziger schmaler Ordner, der bei mir im Regal liegt. Dort sind dann z.B. meine Abschlusszeugnisse drin oder mein Arbeits- und Mietvertrag. Das lässt sich leider (noch) nicht umgehen, ist aber sicherlich akzeptabel. Und nein, ich habe in all den Jahren noch nie ein Problem mit nicht im Original vorliegenden Schreiben gehabt. Meine Scans wurden bisher immer anstandslos akzeptiert.

    Aber wie ist es um die Sicherheit bestellt? Schließlich synchronisiere ich meine Datenbanken per iCloud und lade somit die wichtigsten Dokumente meine offiziellen Lebens hoch. Ist das nicht furchtbar unsicher? Ich denke nicht. Zum einen liegen die Daten in iCloud und iCloud gilt als extrem sicher. Selbst das FBI hat sich immer wieder die Zähne daran ausgebissen. Zudem schütze ich meinen iCloud-Account mit einem sicheren durch 1Password generierten Passwort und Zweifaktorauthentifizierung.

    Zum anderen ermöglicht es aber auch Devonthink selbst, Datenbanken mit einem Passwort zu schützen. Dieses Feature nutze ich natürlich, sodass nur ein verschlüsselter Container in die Cloud geladen wird. Und zu guter Letzt werden auch nicht die Datenbanken an sich, sondern nur ein Sync-Paket über iCloud transportiert. Deswegen soll man Datenbanken auch nicht in einem Cloud-Ordner, sondern nur einem lokalen Ordner speichern. Die vollständige Datenbank ist immer lokal gespeichert, die Cloud ist nur ein Hub für den Sync. Das gibt mir ausreichend Seelenfrieden, um auch sensible Dokumente hochzuladen.

    Meine Wissenschaftsdatenbank

    Die Datenbanken für meine Promotion, meine Blogprojekte, sowie für meinen Job sollten relativ selbsterklärend sein. Hier landen halt einfach die Dinge, die mit dem jeweiligen Lebensbereich zusammenhängen. Veröffentlichte Texte finden sich hier genauso wie verschiedene Arbeitsversionen meines Buches. Gleichzeitig habe ich auch Admin-Ordner. Im Admin-Ordner der Papierlos Studieren-Datenbank landen zum Beispiel Rechnungen meines Domain-Providers oder Abrechnungen von verkauften Büchern. Hier nutze ich auch das Duplikat-Feature, von dem ich in Teil 1 sprach. Einnahmen und Ausgaben aus meiner freiberuflichen Tätigkeit muss ich natürlich für das Finanzamt dokumentieren, weshalb Nachweise darüber natürlich in meiner Büro-Datenbank sein sollten. Zusätzlich habe ich sie aber auch gern in der thematischen Datenbank. Mit Duplikaten ist das zum Glück kein Problem.

    Deutlich spannender finde ich aber meine Bibliothek. Hier sammle ich alles von eBooks über Artikel bis hin zu Podcasts. Es ist mein stets wachsendes Archiv für alles, das Informationen vermittelt und von mir als interessant erachtet wird. Zwei Gruppen sind dabei besonders wichtig: die Artikel- und die Wissenschaft-Gruppe.

    In der ersten landen alle Artikel, Beiträge und Berichte, die ich in irgendeiner Weise spannend, interessant oder lehrreich finde. Das kann wirklich alles sein. Im Normalfall handelt es sich um Zeitungsbeiträge, die ich nach dem Lesen dort abspeichere. Das tue ich übrigens meist als PDF, manchmal als Webarchiv. Ich nutze hier den tollen Webpicker von Devonthink, ein kleines Plugin für den Browser, mit dem ich Artikel von Internetseiten importieren kann. Während des Importvorgangs kann man das Format auswählen, u.a. auch eine aufgeräumte Version des Webarchivs, bei dem nur Text und Bilder erhalten werden und man sehr cleane und daher gut zu lesende Dokumente bekommt.

    Dabei kommt alles in die gleiche Gruppe. Keine thematische Unterscheidung. An diesem Punkt mache ich mir die weitreichenden Suchfeatures von Devonthink zunutze. Titel und Inhalt dürften eigentlich schon reichen, um relevante Artikel zu finden. Ich ergänze das Ganze aber noch mit Schlagworten, die ich jedem neuen Artikel gebe. Einfach drei bis fünf Tags und schon habe ich eine weitere Möglichkeit, spannende Artikel wiederzufinden. Über die Jahre sind so viele hundert Zeitungsartikel zusammen gekommen.

    Die zweite spannende Gruppe ist meine wissenschaftliche Bibliothek. Hier macht es sich bezahlt, dass ich im Grunde seit Beginn meines Studiums, Texte digital aufbewahrt habe. Zu Beginn noch lückenhaft, dürfte mir gegen Ende kein Text entgangen sein. Bei ungefähr sieben Jahren Studium, verbunden mit zwei Abschlussarbeiten hat sich da einiges angesammelt. Ich rede hier von einer deutlich vierstelligen Anzahl an Texten zu allen möglichen Bereichen der Politikwissenschaft, Soziologie, Ethnologie, Philosophie, Wirtschaftswissenschaften und wissenschaftlichem Arbeiten generell. Schon ein kleiner Schatz.

    Im Gegensatz zur Artikel-Gruppe nutze ich hier weitere Unterordner, die nach Teildisziplinen organisiert sind. Es gibt beispielsweise einen Unterordner für politische Theorie oder einen für Internationale Beziehungen. Warum? Weil ich mich manchmal gern durch diese Ordner klicke, um interessante Texte zu finden. Ähnlich wie man durch eine Bibliothek geht und sich von thematisch passenden Büchern inspirieren lässt.

    Das „einzige“ Problem war, dass diese ganzen Texte natürlich nicht nach Themen geordnet vorlagen, sondern in einem großen Ordner. Altlasten von meinem Umzug von Evernote, das ich vor Devonthink nutzte. Was also tun? Ich habe mir hier die in Teil 1 angesprochene künstliche Intelligenz zunutze gemacht. Ich habe also zunächst verschiedene thematische Ordner angelegt und hab mich dann durch die Texte geklickt. Mit jedem Mal einsortieren, hat die KI besser verstanden, welcher Text wohin gehört. Mittlerweile bekomme ich meist ziemlich treffsichere Vorschläge. Das dauert zwar immer noch (sehr) lange, da ich jeden einzelnen Text von Hand einsortieren muss, aber zumindest bekomme ich nun einen Vorschlag, den ich mit einem kurzen Blick auf den Titel bestätigen kann. Das Einordnen eines Textes dauert so unter zehn Sekunden. Bei einer vierstelligen Anzahl dauert das natürlich dennoch sehr lange, aber ich erledige das einfach immer mal wieder zwischendurch und bin mittlerweile immerhin schon beim Buchstaben M angekommen…

    Der globale Eingang, meine Wochenroutine und „Später Lesen“

    Eine Sonderrolle spielt der Globale Eingang. Dieser ist unabhängig von Datenbanken und kann als große Sammelstelle für alle neuen Dateien angesehen werden. Ich importiere in der Regel alls zunächst in diesen globalen Eingang, um mich dann später damit zu befassen. Ich orientiere mich hier, ebenso wie in meinem Aufgabenmanager, an der Getting Things Done-Methode. Das beinhaltet, dass ich jeden Sonntag diesen globalen Eingang durchgehe und die Dateien final bearbeite. Artikel bekommen hier ihr Schlagwort und werden dann in die Bibliothek verschoben, Rechnungen kommen in entsprechende Ordner etc. pp. Dieses Ritual hilft mir ungemein, den Überblick zu behalten und nichts durchrutschen zu lassen.

    Es gibt aber auch einen extra Ordner innerhalb dieses Eingangs, der eine Sonderrolle erfüllt: der Read it later-Ordner. Wie schon erwähnt, sammle ich von allen möglichen Orten interessante Artikel. Allerdings ist es meist nicht der Fall, dass ich sie in diesem Moment auch lesen möchte. Dienste wie Instapaper oder Pocket haben diesen Usecase schon vor langer Zeit erkannt und ihr Geschäftsmodell darauf aufgebaut. Ich habe an anderer Stelle schon einen Artikel zum Thema geschrieben.

    Auch ich habe lange Instapaper genutzt, mittlerweile bin ich aber auf Devonthink umgestiegen, schließlich habe ich hier alles, was ich für einen Später-lesen-Dienst benötige. Mit dem super Webpicker importiere ich jeden Artikel den ich möchte, meist als Webarchiv und stecke sie in den Ordner Später lesen im globalen Eingang. Wenn ich dann mal was lesen möchte, scrolle ich durch und suche mir einen Artikel aus. Nach dem lesen bekommt er ein paar Schlagworte und wird in die Bibliothek verschoben. Super einfach und sehr praktisch.

    Alles, was sonst noch anfällt

    Zum Schluss noch ein kleiner Blick auf die restlichen Datenbanken, die aber weitestgehend selbsterklärend sind. In der Weiterbilungsdatenbank landet Material, um mich persönlich weiterzubilden. Konkret sind das z.B. Materialien von Udemy-Kursen oder kleine Python-Projekte, die ich zum Üben programmiere.

    Noch simpler ist die Rezepte-Datenbank. Dort sind halt einfach Kochrezepte, geordnet nach Vorspeisen, Hauptgerichte, Dessert, sowie Snacks und Getränke. Nichts spektakuläres.

    Bliebt zuletzt noch meine E-Mail-Datenbank in die alle Mails kommen, die ich archivieren möchte. Ich bevorzuge dieses Vorgehen gegenüber einem bloßen Speichern im Mail-Account, da die Suchfunktionen von Mailprogrammen oft relativ grottig oder zumindest nicht ausreichend gut sind. In Devonthink kann ich mir die ausgefeilte Suche zunutze machen. Für den Import nutze ich das zur Verfügung gestellte Import-Plugin. Das gibt es aber nur in der Pro Office und damit der teuersten Variante. Das Ganze funktioniert tadellos und ich bin sehr zufrieden.

    So viel also zu meinem persönlichen Aufbau in Devonthink und meine Nutzung. Ich möchte es aber nochmals sagen: Devonthink kann in unzähligen Ausprägungen konfiguriert werden und letztlich geht es darum, eine Struktur zu finden, die für einen selbst Sinn macht. Mein Aufbau kann daher eine Inspiration sein, sollte aber auf keinen Fall als Eins-zu-eins-Anleitung verstanden werden.

    In den nächsten zwei Teilen werde ich noch intensiv auf die iOS-App eingehen, sowie Chancen, Wünsche und Risiken für die Zukunft von Devonthink skizzieren. Zum ersten Teil gehts hier entlang.

  • Devonthink im Portrait (1) – Was ist das und wer braucht es?

    Devonthink im Portrait (1) – Was ist das und wer braucht es?

    In dieser vierteiligen Reihe möchte ich euch Devonthink vorstellen. Was ist das? Für wen ist Devonthink nützlich? Wo sind Stärken, wo Schwächen? Wie verträgt es sich mit iOS? Und was wünsche ich mir für die Zukunft? In den nächsten Wochen werde ich hier ein möglichst kompletten Überblick geben für alle, die Devonthink kennenlernen wollen, oder vielleicht schon überlegen, ob sie in das Programm investieren sollen.

    [aesop_quote type=“block“ background=“#282828″ text=“#ffffff“ align=“left“ size=“1″ quote=“Devonthink 3 ist gerade in der öffentlichen Beta-Phase. Die neue Version ist ein riesiger Schritt nach vorn und ich werde definitiv hier darüber schreiben. Für den Moment funktionieren daher aber die Links zu den alten Versionen nicht mehr. Ich weiß zu diesem Punkt noch nicht, wann die Beta-Phase abgeschlossen sein wird. Wer dennoch jetzt schon Devonthink 3 kaufen möchte, kann das unter www.devontechnologies.com/de/apps/devonthink tun. Wer aber noch warten möchte, bis die endgültige Version veröffentlicht ist, wird an dieser Stelle darüber informiert. Kleiner Nebeneffekt: Ich werde dann auch wieder Affiliate-Links bereitstellen, über die ich eine kleine Kommission erhalte, wenn Devonthink über den entsprechenden Link gekauft wird. Das ist eine super Möglichkeit, meine Arbeit zu unterstützen, da es für den oder die Käufer*in keine höheren Kosten bedeutet.“ parallax=“off“ direction=“left“ revealfx=“off“]

    Devonthink? Was soll das eigentlich sein?

    Einfach gesagt ist Devonthink eine Dokumentverwaltung. Dokument ist dabei aber weit zu fassen. Der Fokus liegt zwar eindeutig auf Text, es können aber ebenso andere Medientypen gespeichert werden, seien es Bilder, Videos oder Tondokumente. Ich würde aber schätzen, dass 98% all meiner Dateien in Devonthink Texte sind.

    Das Programm ist grundlegend in verschiedenen Datenbanken organisiert. Was eine Datenbank genau ist, kann für jede Person anders sein. Ich persönlich habe eine Datenbank pro Lebensbereich: eine für meine Promotion, eine für diesen Blog, eine für meinen Job, aber zum Beispiel auch eine Datenbank, die mir als Bibliothek dient. Dort speichere ich alle Arten von Artikeln, Büchern, oder Podcasts, die ich für speichernswert halte.

    [aesop_image img=“https://go-paperless.net/wp-content/uploads/2019/03/Screen-Shot_zensiert.jpg“ panorama=“off“ align=“center“ lightbox=“on“ caption=“Mein Eingang: Alle möglichen Dateitypen an einem Ort – PDFs, Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Webarchive, E-Mails, Ordner“ captionposition=“left“ revealfx=“off“ overlay_revealfx=“off“]

    Innerhalb einer Datenbank findet sich dann ein Eingang, sowie beliebig viele weitere Ordner. Das ist ein wichtiger Punkt: Devonthink ist so flexibel, wie man es selbst haben möchte. Der einzige vorgegebene Ordner in jeder Datenbank ist der Eingang. Dort werden alle Dateien gesammelt, die einer Datenbank zugewiesen werden, ein virtueller Posteingang sozusagen.

    Hinzu kommt noch ein Globaler Eingang, der unabhängig von allen anderen Datenbanken existiert. Ich nutze dieses System so, dass zunächst einmal alles in den Globalen Eingang kommt und ich später die Zuordnung in die jeweilige Datenbank bzw. den korrekten Ordner in einer Datenbank vornehme.

    Ein weiterer wichtiger Bestandteil von Devonthink sind Duplikate und Replikate. Mit einem Duplikat verdoppelt man eine Datei. Beide Dateien existieren fortan unabhängig voneinander. Eine Veränderung in der einen Datei hat keine Auswirkung auf die andere. Replikate hingegen sind nur Verweise auf eine Ausgangsdatei. Verändere ich das Replikat, ändert sich auch die ursprüngliche Datei. Das finde ich enorm nützlich, wenn Dateien mehrfache Zugehörigkeiten haben, zum Beispiel wenn ein wissenschaftlicher Text zu mehreren Fachgebieten gehört.

    [aesop_image img=“https://go-paperless.net/wp-content/uploads/2019/03/Screen-Shot-2019-03-07-10-14-16_34_zensiert.jpg“ panorama=“off“ align=“center“ lightbox=“on“ caption=“Eine Beispieldatenbank: meine Bibliothek“ captionposition=“left“ revealfx=“off“ overlay_revealfx=“off“]

    Alle Daten immer und überall: Sync-Möglichkeiten

    Das ganze kann natürlich synchronisiert werden, sodass der Zugriff auf die eigenen Daten auch auf mehreren Geräten oder von unterwegs aus möglich ist. Die Sync-Möglichkeiten sind vielfältig. iCloud ist möglich, genauso wie Dropbox, CloudMe, oder WebDAV-Services. Außerdem ist es möglich, den Bonjour-Service zu nutzen, sodass zwei Apple-Geräte im gleichen Netzwerk direkt miteinander sprechen und ohne Umweg über die Cloud die Daten synchronisieren.

    Nach meiner Erfahrung ist der Sync-Mechanismus über die Zeit immer besser geworden und funktioniert bei mir tadellos. Mein Set-Up sieht momentan so aus, dass ich einen alten Mac Mini als Homeserver nutze, einen iMac als Hauptrechner und unterwegs mit einem iPad Pro arbeite. Zusätzlich habe ich es auch noch gern auf dem iPhone. Dort nutze ich Devonthink zwar fast nie, gerade für den Zugriff auf Tickets oder ähnliches, möchte ich die Option aber haben.

    [aesop_image img=“https://go-paperless.net/wp-content/uploads/2019/03/Shared-Image-2019-03-07-10-16-09.png“ panorama=“off“ align=“center“ lightbox=“on“ caption=“Einstellungsmöglichkeiten“ captionposition=“left“ revealfx=“off“ overlay_revealfx=“off“]

    Ich muss also vier Geräte miteinander synchronisieren, was nicht ganz trivial ist. Devonthink mag es nämlich nicht, wenn eine Datenbank auf zwei Geräten gleichzeitig geöffnet ist. Da mein Mini aber immer läuft und Devonthink dort geöffnet ist1, ist die Datenbank also sofort doppelt geöffnet, wenn ich Devonthink auf dem iMac laufen lasse – was de facto immer ist, wenn ich am iMac bin. Ein Einfallstor für Sync-Probleme.

    [aesop_image img=“https://go-paperless.net/wp-content/uploads/2019/03/Shared-Image-2019-03-07-10-17-11_zensiert.jpg“ panorama=“off“ align=“center“ lightbox=“on“ caption=“Sync-Möglichkeiten“ captionposition=“left“ revealfx=“off“ overlay_revealfx=“off“]

    Ich habe es nun folgendermaßen gelöst: Der Mini ist quasi der Ausgangspunkt für alles und beherbergt die Wahrheit. Er synchronisiert über iCloud mit meinem iPad und dem iPhone. Das funktioniert auch problemlos. Eine iOS- und eine MacOS-Instanz parallel zu betreiben scheint kein Problem zu sein. Den iMac demgegenüber habe ich aber per Bonjour mit dem Mini verbunden. Die beiden funken also nur lokal untereinander und entgehen so möglichen Sync-Problemen. Bisher funktioniert diese Lösung einwandfrei, was mich sehr glücklich macht. Schlecht oder gar nicht funktionierende Synchronisation ist immer ein Graus für mich und gern auch mal ein K.O.-Kriterium für mich.

    Der Elefant im Raum: Wieso nicht einfach Ordner + Cloud?

    Jetzt will ich mich aber noch gern dem Elefanten im Raum widmen: Wieso sollte für die beschriebenen Funktionen Geld ausgeben? Ich könnte doch auch einfach eine Ordnerstruktur anlegen und diese komplett über einen Cloud-Dienst meiner Wahl synchronisieren. Für mich gibt es einen ganz großen und viele kleine Unterschiede, die Devonthink hier unterscheiden.

    Der springende Punkt ist die Suchfunktion, die durch Künstliche Intelligenz unterstützt wird. Auf den ersten Blick funktioniert diese wie eine gewöhnliche Suchfunktion: Man gibt einen Begriff ein und bekommt alles ausgespuckt, was das Suchwort beinhaltet. Ob das Suchwort im Titel, dem eigentlichen Inhalt oder zugeordneten Tags steckt, ist dabei egal. Es ist aber auch möglich, Suchoperatoren zu verwenden. Hiermit kann z.B. nach mehreren Suchbegriffen gleichzeitig gesucht werden. Das ganze lässt sich aber noch viel weiter treiben, indem man beispielsweise nach einer Wortkombination und ihrem Abstand zueinander sucht – so findet man dann Dokumente, bei denen eben jene Wortkombination wirklich nebeneinander steht und nicht nur irgendwo im Text verstreut. Falls das verwirrend klingt; kein Problem. Die Haupterkenntnis hier ist, dass man sehr genau suchen kann.

    [aesop_image img=“https://go-paperless.net/wp-content/uploads/2019/03/Screen-Shot-2019-03-07-10-25-56_45.jpg“ panorama=“off“ align=“center“ lightbox=“on“ caption=“Das Suchfenster“ captionposition=“left“ revealfx=“off“ overlay_revealfx=“off“]

    Was aber noch viel entscheidender ist, ist das kleine Hutsymbol in der Symbolleiste. Klickt man dort drauf, wird die Künstliche Intelligenz aktiviert. Diese zeigt verwandte Dokumente an. Verwandt bedeutet hier ähnlich mit Blick auf den Inhalt. Der Assistent wird dabei besser, wenn man mehr mit ihm arbeitet, da er dazulernt. Theoretisch kann man durch diese komplexe Suche auf Ordner verzichten und alles einfach in eine große Datenbank werfen. Einfach nach einem Dokument suchen und dann über die KI weitere, mit dem Ausgangsdokument zusammenhängende, Dateien finden.

    Dieser Suchassistent kann für die eigene Kreativität enorm hilfreich sein. Angenommen ich wäre Journalist und schreibe an einem neuen Artikel. Dann könnte ich einfach einen Text zum Thema nehmen, den Assistenten aktivieren und mir alles anzeigen lassen, das laut Meinung der KI damit zu tun hat. Mir ist es schon des öfteren passiert, dass mir Texte angezeigt wurden, die auf den ersten Blick nicht passten, dann aber doch einen interessanten Aspekt beitrugen. Eine ähnliche Herangehensweise können Wissenschaftler*innen nutzen, wenn sie auf der Suche nach innovativen Querverbindungen sind.

    [aesop_image img=“https://go-paperless.net/wp-content/uploads/2019/03/Screen-Shot-2019-03-07-10-27-04.31.png“ panorama=“off“ imgwidth=“50%“ align=“center“ lightbox=“on“ caption=“Das Suchfenster“ captionposition=“left“ revealfx=“off“ overlay_revealfx=“off“]

    Neben der Suche und dem Assistenten gibt es aber noch eine Reihe weiterer Gründe, die Devonthink von einer einfachen Kombination aus Ordnern und Cloud unterscheiden. Ganz wichtig für mich als Verfechter papierlosen Arbeitens ist die OCR-Funktion – Optical Character Recognition. Das ist eine Möglichkeit, gescannte Dokumente in durchsuchbare PDFs umzuwandeln. Da ich jegliche ausgedruckte Dokument digitalisiere, ist es unheimlich hilfreich, dass ich dafür keine gesonderte Software benötige.

    Ähnlich wichtig ist für mich die Import-Funktion für Emails. Ich archiviere alle wichtigen Mails inklusive Anhängen in Devonthink und kann sie so mit der mächtigen Suche wiederfinden. Das ist ein großes Plus, da die Suchen von Mailprogrammen in der Regel leider ziemlich mies sind.

    Im nächsten Teil werde ich über meine eigenen Anwendungs- und Organisationsszenarien sprechen. Dann werden sicherlich noch mehr Gründe deutlich, wieso ich mich für Devonthink entschieden habe und den doch recht hohen Preis für die Pro Office-Version bereit war zu zahlen.

    Die verschiedenen Versionen

    Neben der Version für iOS, auf die ich noch in einem eigenen Teil eingehen werde, gibt es drei verschiedene Versionen von Devonthink, die sich hinsichtlich Leistungsumfang und Preis unterscheiden: Personal, Pro, sowie Pro Office*, wobei letztgenanntes das umfangreichste / teuerste Paket ist. Worin unterscheiden sich die Versionen?

    Wer die Personal-Version wählt, bekommt ein rundum funktionsfähiges Devonthink. Es können Dateien erfasst und gemanagt werden, anmontieren von PDFs ist ebenso möglich wie Texte zu bearbeiten. Genauso ist die eben angesprochene erweiterte Suche mit an Bord. Allerdings geschieht alles nur in einer Datenbank. Mehrere Datenbanken gibt es nämlich erst mit der Pro-Version. Ein für mich extrem wichtiger Unterschied. Die Pro Office-Version bringt dann auch eine Scan-Funktion mit OCR, sowie die Möglichkeit, Mails zu archivieren mit sich. Das sind aber nur die prominentesten Unterschiede. Eine vollständige Übersicht findet sich hier.

    Wichtig zu erwähnen ist noch, dass es sehr großzügige Testmöglichkeiten für Devonthink gibt. Es werden einem nämlich 150 Nutzungsdauer eingeräumt. Anders als bei anderer Software gibt es also nicht einen Testzeitraum von beispielsweise vierzehn Tagen. Stattdessen zählt nur die tatsächliche Nutzung. Nur wenn Devonthink geöffnet ist, wird Zeit vom Kontingent abgezogen. In 150 Stunden kann man eine Menge erledigen und wird mit Sicherheit ein gutes Gefühl für das Programm bekommen. So ist es möglich, wirklich entscheiden zu können, ob es was für einen ist oder nicht.

    [aesop_image img=“https://go-paperless.net/wp-content/uploads/2019/03/Screen-Shot-2019-03-07-10-31-24.59.png“ panorama=“off“ align=“center“ lightbox=“on“ caption=“Umfangeriche Vergleichsmöglichkeiten für die verschiedenen Versionen“ captionposition=“left“ revealfx=“off“ overlay_revealfx=“off“]

    Der zweite spannende Punkt bezüglich der Kaufentscheidung ist die Möglichkeit, aufzustocken. Ich kann zum Beispiel zunächst die Personal-Version kaufen und später auf Pro, oder Pro Office upgraden, wenn ich merke, dass ich doch mehr Funktionalität möchte. Ich zahle dann nur noch den Differenzbetrag. Für mich war das ein sehr guter Weg. Ich habe zunächst Devonthink Pro 150 ausgiebig getestet und mich dann für den Kauf entschieden. Nach einigen Monaten wollte ich dann gern noch die Möglichkeit, OCR-Scans durchzuführen und meine Mails zu archivieren. Statt aber direkt zu upgraden, habe ich wiederum für 150 Stunden die Pro Office-Version getestet, um zu schauen, ob ich diese Funktionen wirklich so nutze, wie ich dachte. Erst als ich die Frage positiv beantwortet, hab ich das Geld ausgegeben. Wirklich ein faires Modell.

    Devonthink Personal kostet momentan 44,09€, Devonthink Pro 70,57€ und Pro Office 132,36€ zuzüglich Mehrwertsteuer. Die krummen Zahlen kommen dabei durch die Umrechnung von US-Dollar in Euro zustande. Daher kann der Preis auch schwanken. Wichtig scheint mir noch der Hinweis zu sein, dass es auch einen Education-Store gibt. Wer also Schüler*in, Student*in oder Wissenschaftler*in ist, kann einen Rabatt von 30% bekommen. Alle anderen können aber auch in den Genuss eines Rabattes kommen, müssen sich nur etwas gedulden. Devonthink wird immer mal wieder im Laufe des Jahres vergünstigt angeboten, z.B. beim sogenannten Winter Fest, eine Promo-Aktion verschiedener Softwareentwickler.

    Gemeinnützige Organisationen können sich sogar für eine kostenlose Lizenz bewerben.

    Die nächsten Teile:
    + Anwendungs- und Organisationsszenarien
    + Devonthink für iOS
    + Was wünsche ich mir für die Zukunft

    1. Mein Mini läuft als Homeserver 24/7 und erfüllt eine Reihe von Aufgaben für mich. Hierzu werde ich noch einen eigenen Artikel schreiben. ↩