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Endlich da! Citavi Web im Test

Lange Zeit gab es die bekannte Literaturverwaltung Citavi nur für Windows. Seit kurzem ist nun die Betaversion von Citavi Web verfügbar. Ein erster Blick überzeugt. Es gibt aber auch einen echten Pferdefuß.

Zu Beginn meines Studiums war ich großer Citavi-Fan. An der Freien Universität Berlin hatten wir damals die Wahl aus Citavi oder EndNote und Citavi wirkte sofort einladender und leicht verständlich. So wurde es die Literaturverwaltung meiner Wahl. Bis ich dann auf ein MacBook umgestiegen bin. Plötzlich musste ich mich neu orientieren, da Citavi keine Mac-Version hat. Und das ist auch immer noch so. Dennoch gibt es nun eine Lösung, die für alle interessant ist, egal ob Windows, Mac, Linux oder mobile Plattform: Citavi Web. Dieser Artikel ist dabei explizit kein Vergleich zur Windows-Version. Ich werde also nichts dazu sagen, ob irgendwelche Funktionen fehlen oder anders funktionieren.
Ich stürzte mich also mit großem Interesse ins Getümmel und schaute mir Citavi Web mal ganz genau an. Nach der Anmeldung ist man zunächst mal in der Projektübersicht. Ein Projekt könnte z. B. eine Seminararbeit oder die Bachelorarbeit sein. Beim Erstellen eines neuen Projektes kann man übrigens Literatur aus anderen Anwendungen importieren (EndNote, Mendeley, RefWorks und Zotero), was natürlich sehr schön ist, wenn man wechseln möchte und noch alte Datenbestände in einer der genannten Apps hat.

Übersichtlicher Aufbau, große Informationsdichte

Öffnet man das Projekt, befindet man sich in der ersten von vier Ansichten – der Titelansicht. Neben der Titel- gibt es noch die Texte-, Wissen- und Aufgaben-Ansicht, aber dazu später mehr.
Zunächst geht der Blick auf die Titel. Wo sich in der mittleren von drei Spalten alle Titel, die man zum Projekt hinzugefügt hat, finden. In der linken Spalte sind Filter, um nicht immer alle Titel angezeigt zu bekommen. Die Filter bieten dabei diverse Möglichkeiten, um nur bestimmte Titel anzuzeigen, u. a.: bestimmte Schlagwörter, Titel mit PDFs, mit einer bestimmten Bewertung (0-5 Sterne), oder bestimmte Dokumententypen. Leider gibt es keine Möglichkeit, eigene Filter anzulegen. Vielleicht kommt das ja noch zu einem späteren Zeitpunkt.
In der rechten Spalte befinden sich die eigentlichen bibliografischen Angaben des jeweils ausgewählten Titels. Dazu noch Metainformationen wie Tags, zitierte Stellen und mit dem Text verbundene Aufgaben, zu denen ich weiter unten noch komme.
Die Titelansicht von Citavi Web
Die Titelansicht von Citavi Web
Besonders gut gefällt mir dabei, dass die Spaltenbreite variabel ist. So kann man auch auf kleineren Bildschirmen die wichtigen Details leicht erkennen und z. B. die Filterspalte eher klein halten.
Ein weiteres nettes, kleines Feature ist, dass man Literatureinträgen ein kleines Cover zuordnen kann, was die schnelle Orientierung erleichtert, da es die vielen Zeilen Text ein wenig aufbricht.

Einfacher Import

Neue Titel lassen sich auch sehr einfach über einen Klick auf das kleine Plus-Symbol hinzufügen. Dort befinden sich verschiedene Möglichkeiten zum Hinzufügen über ISBN oder DOI. Auch Webrecherchen sind möglich und natürlich das manuelle Eintragen von Titeln oder wiederum der Import aus anderen Literaturverwaltungen.
Und natürlich können auch PDFs zugeordnet werden. Dafür gibt es das kleine Büroklammern-Symbol, mit dem man entweder eine Webadresse verknüpfen oder direkt ein PDF hochladen kann. Das hat in meinem Test allerdings noch nicht einwandfrei geklappt. Die Verknüpfung mit einer URL wollte nicht so recht klappen. Aber dafür ist es ja eine Beta. Ein PDF hochladen ging aber problemlos und das Ergebnis ist wirklich überzeugend.

Ein einfacher PDF-Reader ist integriert

Klickt man nämlich in der Titelansicht auf das PDF-Symbol so springt man automatisch in den Texte-Reiter. Hier ist der Ort, an dem man hochgeladene oder verlinkte PDFs ansehen, lesen und markieren kann. In dieser Ansicht findet man dann in der linken Spalte die Titel, in der Mitte den eigentlichen Text und rechts die gesammelten Zitate aus dem jeweiligen Text.
Die Texte-Ansicht in Citavi Web mit dem integrierten PDF Reader
Ein PDF-Reader ist integriert
Der integrierte PDF-Reader ist dabei gut gelungen, auch wenn es sich nur um einen einfachen Reader handelt. In erster Linie lassen sich damit Textstellen in unterschiedlichen Farben markieren. Auch eine Suche ist integriert. Nur Kommentare oder andere weiterführende Funktionen von PDF-Viewern sucht man vergeblich, was aber auch nicht wirklich tragisch ist. Citavi Web bietet hier auf jeden Fall ein Gesamtpaket, mit dem sich arbeiten lässt, wenn auch dem ein oder der anderen mit Sicherheit manche Funktion von „ausgewachsenen“ PDF-Viewern fehlen wird.
Toll finde ich auf jeden Fall die Integration. Markiert man nämlich eine Textstelle in einem PDF, so wird die Stelle direkt den Textzitaten in der rechten Spalte zugeordnet. Klickt man in dieser nun auf das kleine Link-Symbol, springt man im PDF wieder an eben jene Stelle. So lassen sich Zitate schnell im Text wiederfinden.

Textübergreifend Wissen sammeln

Bleiben noch die Reiter Wissen und Aufgaben. Wissen ist dabei schnell erklärt: Hier finden sich alle Wissenselemente, sprich aller notierten Gedanken, die man sich während der Lektüre so macht. Auch diese werden jeweils zu der Stelle im PDF verlinkt, an der man ursprünglich mal den Gedanken notiert hat.
Die Wissenssammlung in Citavi Web
Hier lassen sich Gedanken, Notizen und ähnliches sammeln
Damit lassen sich auch textübergreifend Gedanken aufschreiben, was gerade bei größerem Projekten hilfreich sein kann. Klar ist aber auch, dass man hier – wie beim integrierten PDF-Reader – Abstriche machen muss. Man bekommt natürlich keine App für Wissensorganisation und -verknüpfung wie es z. B. Obsidian oder Roam Research ist. Dafür hat man aber wieder einen Aspekt integriert und wem die Möglichkeiten von Citavi Web hier genügen, wird froh sein, alles an einem Ort zu haben.

Textaufgaben immer dabei

Apropos alles an einem Ort … Die vierte Spalte im Layout sind Aufgaben. Hier lässt sich prinzipiell alles notieren, was mit den Texten in Zusammenhang steht. Dafür gibt es eine Schnellauswahl, die Aufgaben wie diskutieren, entleihen, kaufen, kopieren/scannen, oder Zitate notieren umfasst. Eigene Aufgaben lassen sich natürlich auch definieren, man muss dazu lediglich ins Textfeld schreiben. Hilfreich finde ich dabei, dass man die Wichtigkeit und den Bearbeitungsstand einer Aufgabe einstellen kann.
Textaufgaben
Es gibt eine Reihe vordefinierter Aufgaben
Aufgaben in einer Literaturverwaltung anlegen zu können, kann dabei auch dann praktisch sein, wenn man eigentlich schon einen Taskmanager wie Todoist nutzt. Ich bin beispielsweise großer Fan von OmniFocus und organisiere dort eigentlich mein gesamtes Leben. Dennoch schreibe ich mir Aufgaben in die Texte an denen ich gerade arbeite, wenn sich diese auf den jeweiligen Text beziehen. Wieso? Weil es direkter ist. Ich möchte schließlich im Text bleiben, wenn ich damit arbeite und nicht immer zwischen Obsidian und OmniFocus hin- und herspringen. Zudem handelt es sich meist um kleine Aufgaben wie einen Abschnitt zu überarbeiten, einen Screenshot einfügen oder dergleichen. Da wäre der Aufwand, alles erst nach OmniFocus zu übertragen den Nutzen nicht wert. Die Aufgaben-Funktion von Citavi Web löst dieses Problem und rundet das Bild von der All-in-One-Lösung ab.
Und natürlich sind alle gesammelten Aufgaben wiederum filterbar – nach Art, Wichtigkeit und Bearbeitungsstand.

Versteckter Export, dafür sehr mächtig

Kommen wir zu einer der wichtigsten Fragen: Wie bekommt man das alles wieder aus Citavi raus? Sprich: Wie kann ich mit Citavi Web ein Literaturverzeichnis erstellen?
Zunächst musste ich ein wenig suchen. Die Funktion zum Erstellen eines Literaturverzeichnisses versteckt sich nämlich hinter er Schaltfläche mit den drei Punkten ganz unten. Ich denke, dass man das auch etwas offensichtlicher hätte lösen können.
Export-Screen von Citavi Web
Die Exportfunktion ist leicht verständlich und dabei sehr nützlich
An der Funktion an sich gibt es aber mal gar nichts zu meckern. Im Gegenteil. Das Erstellen von Literaturverzeichnissen ist hochgradig konfigurierbar und bleibt dabei leicht verständlich. Klickt man auf Literaturliste lokal speichern, gelangt man zu einer neuen Übersicht, in der sich die Titelauswahl (alle oder die ausgewählten), das Format (Word, PDF, Open Document), der Zitationsstil, sowie eine mögliche Gruppierung (z. B. gedruckte Literatur – Internetquellen) einstellen lässt. Dabei stehen sage und schreibe 11.530 Zitierstile zur Verfügung. Der eigentliche Export dauerte in meinem Test dann etwas, was aber auch an der Betaversion liegen kann.

Citavi Web – durchaus gelungen, aber der Preis…

Was ist mein Fazit von Citavi Web? Mir gefällt diese Lösung richtig, richtig gut! Die App wirkt durchdacht, ist leicht verständlich und funktioniert auch auf mobilen Plattformen. Ich habe sie auf meinem MacBook und auf dem iPad getestet. Man merkt schon, dass sie eher für den Desktop-Rechner konzipiert wurde, aber auch auf dem iPad kann man Citavi Web gut nutzen.
Es ist natürlich klar, dass es sich hierbei um eine geschlossene Web-Anwendung handelt. Entweder man ist mit dem zufrieden, was man bekommt, oder man muss sich anderweitig umschauen. Erweiterungen wie bei Zotero sind hier nicht machbar.
Vor diesem Hintergrund sehe ich zwei idealtypische Gruppen von Nutzer:innen. Da sind zum einen diejenigen, die einfach eine sehr solide Literaturverwaltung wollen. Hierfür ist Citavi bestens geeignet. Und dann sind da diejenigen, die eine integrierte Lösung für ihren kompletten Workflow wollen (also lesen, markieren, Zitate extrahieren, Literaturverzeichnis erstellen), dabei aber nicht die höchsten Ansprüche haben. Die Integration eines PDF-Readers, die Möglichkeit Gedanken aufzuschreiben und Textaufgaben anzulegen ist super, versteht mich nicht falsch, aber wer auf einem dieser Gebiete besondere Ansprüche hat, wird auch an Grenzen stoßen. Das ist aber auch nicht verwunderlich, da Citavi Web am Ende immer noch eine Literaturverwaltung ist – und kein PDF-Reader, Task-Manager oder Wissensmanagement-Tool.
Würde ich persönlich Citavi Web nutzen, so würde ich vermutlich eher zur ersten Gruppen gehören und lediglich die Aufgaben-Funktion für ganz konkrete Textaufgaben nutzen.
Bleibt nur noch die Preisdiskussion und hier wird es weniger erfreulich. Es gibt nämlich keine Citavi Free Version mehr, wie das bisher der Fall war. Damit konnte man in der Vergangenheit 100 Titel pro Projekt speichern, was für viele mehr als ausreichend war. Das geht nun leider nicht mehr.
Jetzt gibt es nur noch eine dreißig tägige Testversion. Danach muss man mit einem Abomodell vorlieb nehmen und das hat es durchaus in sich. Akademiker:innen müssen nämlich ganze 145 € für ein Jahr berappen und bekommen dafür auch nur Citavi Web. Student:innen zahlen mit 73 € pro Jahr die Hälfte und bekommen dafür Citavi Web sowie die Windows-Version. Immerhin. Dennoch eine nicht unerhebliche, wiederkehrende Ausgabe. Hoffentlich hat eure Uni also Lizenzen für Citavi. Denn die App ist auch im Web richtig brauchbar!

4 Kommentare

  1. Ich nutze Citavi schon etwas länger und habe mich sehr über die Webversion gefreut, da ich Mac-Nutzer bin und vorher Citavi nur über Umwege nutzen konnte. Meine Enttäuschung war jedoch relativ groß als ich damit in mehreren Projekten gearbeitet habe. Es ist zwar schön das Citavi nun Betriebssystemunabhängig funktioniert, jedoch ist die Arbeit damit einfach sehr langsam. Ich habe es bisher nur auf meine Rechner (MBP 2019) getestet, aber es ist wirklich frustrierend wie lang die Ladezeiten sind. Dabei sollte es rein technisch nicht so kompliziert sein. Schade…aber vielleicht ändert sich das in der Zukunft ja noch.

  2. Verwendest du die Ziterfunktion mittels Citavi Assistant in Word gar nicht? Damit spart man sich das Exportieren der Literaturliste, denn nur was im Text verwendet wird, scheint dann auch im Literaturverzeichnis auf. Dieses Feature funktioniert wirklich gut (genauso wie das bisherige Word Add-In).
    Als langjährige Citavi-Userin bin allerdings auch ich enttäuscht von der sehnsüchtig erwarteten Web-Version – besser wäre ein Abspecken der Funktionen wie Aufgabenplanung gewesen und intuitiv ist hier leider gar nichts. Erweiterte Funktionen sind versteckt, eine Drag-and-Drop-Arbeitsweise zB bei Wissenselementen gibt es nicht und der Support rund um Citavi Web ist nicht auf dem gewohnt hohen Niveau von Citavi. Auch das mit der Geschwindigkeit ist immer noch ein echtes Problem (zB Import von PDFs). Fazit: Es fällt mir schwer, eine Empfehlung für Mac-User auszusprechen – da gibt es eindeutig bessere Alternativen als Citavi Web. Hätten sie mal besser eine Mac-Version auf die Beine gestellt …

    1. Danke Susanne für deine Eindrücke! Ist immer interessant von jemand einen Eindruck zu bekommen, der die App lange und häufig nutzt. Zu deiner Frage kann ich leider nichts sagen, da ich Citavi ja nicht im Alltag nutze, sondern Zotero. Citavi Web habe ich mir nur mal anlässlich des Starts von Citavi Web wieder angeschaut.

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