Basic Workflows #1: Arbeiten mit PDFs

Als ich letztens einen Vortrag über papierloses Studieren hielt, stellte mir eine Zuhörerin die Frage, wie man am besten PDFs zwischen einem Mac und einem iPad synchronisieren, sowie auf beiden Geräten bearbeiten könne. Ich möchte diese Frage heute beantworten und gleichzeitig eine neue Reihe auf diesem Blog starten.

Basic Workflows: einfach, kostenlos & nützlich

In dieser neuen Reihe werde ich in unregelmäßigen Abständen über grundlegende Workflows schreiben. Der Grund? Viele Nutzer*innen wollen mit ihren Geräten einfach nur effektiv arbeiten und sich nicht ewig in neuen Apps verlieren oder komplizierte Workflows lernen. Und vor allem möchten sie Apps nutzen, die schon an Bord sind und nicht extra gekauft werden müssen. Ich verstehe das und daher gibt es diese neue Kategorie.

Die Bedingungen sind einfach: keine Drittapps (vielleicht mit der Ausnahme von Hilfsmitteln wie Dropbox zur Synchronisierung), keine extra Kosten und simple, aber sehr nützliche Arbeitsabläufe. Klar ist aber auch, dass ich immer nur über ausgewählte Betriebssysteme schreiben werde, da es anders gar nicht machbar ist. Zuletzt sollen die Artikel nicht zu lang werden und durch Screenshots und Screenflows, also kurze Videos, unterstützt werden. Und jetzt los mit dem ersten Teil!

Für die Arbeit mit PDFs kann ich mir persönlich keine bessere Kombination als ein iPad mit Apple Pencil vorstellen. Auf diese Weise verbinde ich das beste aus der digitalen Welt mit den Vorteilen des Analogen. Ich kann direkt im Dokument arbeiten, Passagen markieren und handschriftlich kommentieren. Gleichzeitig muss ich auf die Vorteile der digitalen Welt nicht verzichten: Papierersparnis, einfache Teilbarkeit und immer dabei. Da sicher jede*r der oder die studiert und/oder forscht, mit PDFs zu tun hat, scheint es mir ein geeigneter erster Teil für diese regelmäßig unregelmäßig erscheinende Reihe hier auf dem Blog.

Von A nach B: Einfach synchronisieren

Ich gehe davon aus, dass du deine PDFs zwischen mindestens zwei Geräten synchronisieren möchtest. Solltest du alles auf einem einzigen Device erledigen, entfällt dieser Punkt natürlich. Mein Standard-Setup wäre hier allerdings ein iPad für unterwegs und einen Mac zuhause.

Unter diesen Voraussetzungen ist die einfachste, da integrierte, Lösung iCloud. iCloud hatte lange den Ruf nicht verlässlich zu funktionieren, mittlerweile ist davon aber nichts geblieben. Ich nutze iCloud seit Jahren ohne jemals Daten verloren zu haben. Dazu bekommt man 5 GB gratis an Onlinespeicher und wer mehr benötigt, kann für relativ kleines Geld mehr bekommen. 200GB kosten 2,99€ im Monat, 1TB ist für 9,99€ zu haben. ich

Angenommen ich lade nun einen Seminartext oder ein wissenschaftliches Paper auf meinem Mac herunter, wäre der nächste Schritt, ihn in einen Ordner zu verschieben, der mit iCloud synchronisiert wird, sodass er auch auf meinem iPad auftaucht. Hierfür könntest du z.B. eine Ordnerstruktur in iCloud anlegen, die deine Seminare und Vorlesungen widerspiegelt.

Eine andere Möglichkeit ist es, einfach alles in den Dokumente-Ordner zu oder auf den Desktop zu verschieben. Damit das klappt, reicht es die Systemeinstellungen zu öffnen, den Punkt iCloud auszuwählen und dann ganz oben beim Punkt iCloud Drive auf Optionen zu klicken. Hier kann ausgewählt werden, welche Dateien und Dokumente über iCloud synchronisiert werden sollen; der erste Eintrag ist der für den Desktop und Dokumente-Ordner. Auf diese Weise wird alles was in diesen zwei Ordnern liegt automatisch synchronisiert.

PDFs bearbeiten mit Bordmitteln

Auch das eigentliche Bearbeiten ist völlig ohne Drittapps möglich, da Apple sowohl auf dem Mac, als auch dem iPad eine umfangreiche Vorschau-App zur Verfügung stellt. Der Name ist hierbei ziemlich irreführend, da man eben nicht nur einen schnellen Blick auf die Datei werfen kann. Stattdessen lässt sich richtig damit arbeiten.

Die meisten werden die Vorschau-App auf dem Mac gar nicht als eigenständiges Programm wahrnehmen. Dabei ist sie ein ziemlich guter PDF-Reader. Solange man nur PDFs annotieren möchte, reicht diese Gratis-Lösung völlig aus. Man hat eine Textmarker-Funktion in verschiedenen Farben, kann unter- und durchstreichen, Freihandzeichungen und Textboxen oder Kommentare hinzufügen. Selbst Unterschriften können unter virtuelle Verträge gesetzt und Blätter extrahiert oder umgeordnet werden.

PDF-Ansicht in Vorschau-App
PDF-Ansicht in Vorschau-App

Auch unter iOS gibt es mittlerweile ein Äquivalent. Dafür muss man einfach nur eine PDF-Datei antippen. Schon öffnet sie sich in der Vorschau-Ansicht. Dort kann man dann wie auf dem Mac schon relativ viel erledigen. Über das Stiftsymbol am rechten oberen Rand (direkt neben dem Sharesheet) können Annotationswerkzeuge aktiviert werden. Darunter ein Stift, Textmarker, Bleistift, Radierer und Lasso.

Annotationswerkzeuge für PDFs unter iOS
Annotationswerkzeuge für PDFs unter iOS

Noch ein paar mehr Funktionen finden sich rechts unten beim eingekreisten Plus-Symbol. Dort kann man dann Textboxen, eine Unterschrift oder einen Lupeneffekt, sowie geometrische Formen hinzufügen. Alles in allem ist man mit Apples Bordmitteln sowohl auf dem Mac, als auch auf dem iPad schon richtig gut aufgestellt.

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