Devonthink im Portrait (3) – Devonthink to go (DTTG)

Bisher habe ich in dieser Reihe ausschließlich über Devonthink für den Mac geschrieben. Das macht auch Sinn, ist Devonthink doch in erster Linie eine Desktop-Anwendung. Die Anwendung wurde zuerst für den Mac entwickelt und kann als klassisches Schwergewicht angesehen werden. Dennoch wird seit einiger Zeit auch eine Begleitapp für das iPad und iPhone entwickelt: Devonthink to go, oder kurz DTTG.

Die App hat schon eine beachtliche Entwicklung hinter sich, die ich aber zugegebenermaßen auch nur vom Hörensagen kenne. Ich nutze DTTG einfach erst seit dem letzten großen Redesign und kann wenig zur Zeit davor sagen. Es gab aber wohl auch nicht viel zu sagen, war es doch wohl nur eine Art Dokumentenbetrachter.

Es ist also schon einiges passiert. Trotzdem gibt es nach wie vor große Unterschiede zwischen MacOS- und iOS-Version. Als jemand, der unterwegs einzig und allein auf dem iPad Pro arbeitet, stoße ich oft an Grenzen, von Feature-Parität sind wir hier noch weit entfernt. Aber der Reihe nach: Immerhin gibt es ja auch eine ganze Reihe an Dingen, die positiv zu bewerten sind.

Hauptansicht von DTTG
Hauptansicht von DTTG

Wieso DTTG toll ist

Wie bei jedem konstruktivem Feedback will ich natürlich mit den positiven Aspekten von DTTG beginnen. Davon gibt es zum Glück eine ganze Menge. Als erstes fällt mir die wirklich wunderbare Share-Extension ein. Man kann damit quasi so komfortabel wie auf dem Mac Internetseiten sichern. Es ist möglich auszuwählen, in welche Datenbank eine Datei gespeichert werden soll und in einem zweitem Schritt kann man sich noch zwischen einem Lesezeichen, einem Webarchiv oder einer Markdown-Datei entscheiden.

Gerade Webarchive nutze ich häufig, da hierbei Seiten so erhalten werden, wie ich sie auch im Browser sehe und Links klickbar bleiben. Mit der Option ‚Webarchiv (aufgeräumt)‘ bekomm ich darüber hinaus eine Version der Website, die nur Text und Bilder erhält – und den ganzen anderen Mist rausschmeißt. Sehr angenehm! Etwas schade ist aber, dass anders als auf dem Mac keine PDFs erzeugt werden können. Hierfür nutze ich andere Plugins und speichere das PDF dann über einen kleinen Umweg in DTTG.

Der Webpicker von Devonthink to Go im Einsatz

Hat man erst einmal Dateien, will man meist etwas mit ihnen anstellen, beispielsweise PDFs lesen und markieren oder Texte weiterschreiben. Für PDFs hält DTTG eine umfangreiche Palette an Werkzeugen bereit. Textstellen markieren oder Kommentare an den Rand schreiben ist natürlich kein Problem. Hierfür kann man auch den Apple Pencil nutzen, was ich immer sehr angenehm finde. Es sind aber auch fortgeschrittene Manipulationen wie das Einfügen oder Extrahieren einzelner Seiten möglich. Das kann sich sehen lassen.

Wenn es um Texte geht, sind nur einfach txt-, rtf- oder Markdown-Files möglich. Word-Dokumente können nicht direkt in DTTG bearbeitet werden und müssen extern geöffnet werden. Die Unterstützung für Markdown ist aber eine super Sache, da man auf diese Weise schnell formatiert schreiben kann, wenn man einmal die Auszeichnungszeichen verinnerlicht hat. Hier geht’s zu einer kurzen Einführung.

Überhaupt ist der Umgang von DTTG mit Dateien sehr gut. Man kann sie nämlich nicht nur manipulieren, sondern auch neu anlegen. Und da sind eben nicht nur Text-Files möglich, sondern auch noch Bilder (schon bestehende oder neu aufgenommene), Sprachnotizen, Videos, Lesezeichen und Tabellen. So könnte man beispielsweise Interviews für eine Forschungsarbeit direkt in DTTG aufnehmen und speichern, Feldnotizen verfassen, oder auch einsprechen, Videos und Fotos vom Ort der Forschung aufnehmen und weiteres Material mit der Share Extension hinzufügen. Das finde ich schon sehr stark, da man im Grunde nur DTTG und keine weitere App bis zu diesem Punkt benötigt.

weniger wichtig, aber dennoch recht nützlich sind die vorgegebenen intelligenten Gruppen. Hiermit kann man sich beispielsweise alle Videos, Bilder, oder PDFs in einer Datenbank anzeigen lassen. Es gibt noch eine Reihe anderer nützlicher Filter wie Kürzlich bearbeitet, Kürzlich betrachtet, Markiert, oder Heruntergeladen. Und zum Glück lässt sich konfigurieren, welche dieser Gruppen in der Seitenleiste angezeigt werden und welche nicht. Ich bin zum Beispiel kein großer Nutzer dieser intelligenten Gruppen (bzw. Gespeicherten Suchen, die es eigentlich sind) und habe daher relativ wenig eingeblendet. Aber das kann ja jeder so handhaben, wie ersie das möchte.

Und noch ein Punkt gefällt mir richtig gut in DTTG: die Suche. Die kommt zwar unscheinbar daher, hat es aber in sich. Sie ist nur als kleines graues Kästchen am oberen Bildschirmrand platziert und bei weitem nicht so prominent wir bei Devonthink für den Mac. In ihr steckt aber so einiges. Es ist nämlich genau wie auf dem Mac möglich, mit Suchoperatoren und sogar Bool’schen Operatoren zu suchen. Und das ist für eine iOS-App schon verdammt cool und nützlich.

Seitenleiste mit Datenbanken

Und was mich verzweifeln lässt

Das ist ja schon mal eine ganze Menge, die gut läuft. Und um hier keinen falschen Eindruck aufkommen zu lassen: DTTG ist eine ziemlich tolle App und ich nutze sie fast jeden Tag. Dennoch gibt es einige Schwächen, die zum Teil verhindern, dass DTTG sein ganzes Potential entfaltet.

Das Problem an DTTG ist nicht die schlechte Umsetzung von Features. Die Features, die an Bord sind, funktionieren tadellos. Das Problem ist, dass vieles, das man vom Desktop kennt, schlicht nicht an Bord ist. Am prominentesten ist hier sicherlich die KI. Diese gibt es schlicht nicht unter iOS. Kein Magic Hat, der Vorschläge macht, nichts. Wieso das so ist, ist mir nicht klar. Eigentlich stellt Apple seit einigen Jahren das Core ML-Framework zur Verfügung. Das ist eine Entwicklungsumgebung, mit der Machine Learning implementiert werden kann. Nun weiß ich natürlich nicht, wie die KI von Devonthink funktioniert, ich gehe aber mal schwer davon aus, dass es auf irgendeiner Art Machine Learning basiert und es würde mich wundern, wenn sich das nicht auch mit Core ML umsetzen ließe.

Damit einhergeht, dass es auch keine Smart Groups gibt. Das sind im Grunde gespeicherte Suchen. Man definiert gewissen Kriterien, die eine Datei erfüllen muss und wenn sie das tut, wird sie in der Smart Group auftauchen. Nehmen wir beispielsweise an, dass ich all meine Seminarpläne mit dem Tag Seminarplan versehe. Auf dem Desktop kann ich nun eine Gruppe anlegen, die alle Dateien in Devonthink einsammelt, die dieses Tag aufweisen. Und schon habe ich eine Sammlung all meiner Seminarpläne. Das ist natürlich nur ein Beispiel. Prinzipiell können hier sämtliche Charakteristika einer Datei genutzt werden: Namensbestandteile, Daten, Tags, Dateitypen etc. etc. Nur halt leider nicht in DTTG, da hier diese Funktion fehlt. Es gibt nur die vordefinierten Smart Groups, darüber hinaus ist Feierabend.

Wo wir gerade beim Thema Suche sind: Die Suche ist zwar wie oben beschrieben ähnlich mächtig wie auf dem Mac, sie sieht aber nicht danach aus. Auf dem Mac bekommt man ein großes Suchfenster, wo einem diverse Suchparameter eingeblendet werden. Unter iOS gibt es das nicht. Das ist nicht dramatisch, schadet aber der Entdeckbarkeit dieses Features. Eine kleine graue Zeile sieht einfach nicht danach aus, viel zu können. Hier würde ich mir eine andere, prominentere Darstellung wünschen.

Neben Smart Groups fehlen auch Templates. Die nutze ich selbst zwar auch nie, prinzipiell können sie aber sehr nützlich sein. Für Devonthink auf dem Desktop gibt es z.B. Templates für Meeting-Notizen und solche Sachen. DTTG hat dieses Feature nicht. Hier kann ich mir noch weniger erklären wieso. Es müsste doch ein leichtes sein, beim Erstellen von Dateien auch den Punkt Templates anzubieten und dann eine Auswahl anzuzeigen?!

Der vorletzte Punkt ärgert mich dann wieder deutlich mehr als fehlende Templates: Die Unfähigkeit, Dateien direkt zu öffnen, zu bearbeiten und wieder abzuspeichern. Ein einfaches Beispiel sind PDFs. Vom Desktop kenne ich es so, dass ich ein PDF in Devonthink suche, es mit meiner PDF-Anwendung öffne, den Text lese und bearbeite und es wieder abspeichere. Die bearbeitete Datei ist in Devonthink dort, wo zuvor die unbearbeitete war. Keine Kopie, kein extra Speichern, halt so wie es sein sollte. In DTTG geht das nicht so einfach. Zumindest nicht, wenn ich die Datei in einer externen Anwendung öffnen und bearbeiten möchte.

Hier klicke ich auf das Teilen-Icon und wähle beispielsweise In „PDF Expert“ kopieren. In der Folge wird die Datei in PDF Expert geöffnet und ich kann sie dort auch bearbeiten. Wenn ich sie dann aber wieder schließe, ist sie nicht in DTTG gespeichert. Dafür muss ich sie erst wieder umständlich exportieren und dann DTTG als Ziel auswählen – mit der Folge, dass die alte Datei auch noch da ist und ich dann ein PDF zwei Mal habe; einmal bearbeitet, einmal im Ausgangszustand. Wenn man wie ich permanent mit PDFs arbeitet und dafür eben eine andere Anwendung nutzen möchte, ist das extrem nervig. Wieso das so ist und ob das Problem bei Devonthink, den Anbietern der Drittapps, oder iOS liegt, kann ich nicht sagen. Prinzipiell gibt es in iOS aber die Möglichkeit Dateien in Drittapps zu öffnen, statt sie dorthin zu kopieren, wieso DTTG diese Möglichkeit nicht nutzt, vermag ich nicht zu sagen.

Es gibt viele Möglichkeiten, um neue Dateien anzulegen

Zuletzt frage ich mich, ob die Entwickler*innen von DTTG schon mal was von Siri Shortcuts gehört haben? Es scheint nicht so. Jegliche Form von Automatisierung ist nämlich abwesend. Immerhin werden URL-Schemes unterstützt, sodass man DTTG in Shortcuts einbauen kann. Das ist aber umständlich und nicht zu durchschauen, wenn man sich nicht intensiv damit befasst. Dabei gäbe es so viel Potential, wie an Schreibprogrammen wie Ulysses oder der Notiz-App Bear zu beobachten ist.

Fazit und ein Wort zum Sync

Wie soll man DTTG nun abschließend bewerten? Der Pro-Abschnitt ist lang. Der Contra-Abschnitt leider auch. Und so lässt sich wohl am ehesten sagen, dass DTTG eine super App ist – wenn man akzeptiert, dass sie bei weitem nicht an die Desktop-Version herankommt und eben nur eine Begleit-App ist. Das was sie kann, macht sie aber gut. Auch Synchronisieren über Bonjour oder iCloud funktioniert in der Regel einwandfrei. Und den Usecase Datensammelmaschine im Feldeinsatz habe ich ja weiter oben schon skizziert. Dafür ist DTTG super geeignet.

Ein paar kleine Schönheitsfehler und das Fehlen der KI sind aber echte Spielverderber. Man hat einfach das Gefühl, dass die Macher von Devonthink ihren Fokus eindeutig auf den Desktop legen. DTTG scheint nur ein Nachsatz zu sein. Das mag momentan noch (irgendwie) akzeptabel sein, könnte auf lange Sicht aber das Bestehen der gesamten Firma gefährden. Über die Zukunftsaussichten von Devonthink und damit den dahinterstehenden Entwickler*innen DEVONtechnologies werde ich mich aber im nächsten und letzten Teil dieser Reihe widmen.

Hier kommst du zu Teil 1 und Teil 2 der Reihe.

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