Omnifocus 3: Der To Do Manager für alle, die mehr wollen

Nachdem bereits im Sommer die Version für iOS veröffentlicht wurde, ist OmniFocus 3 nun auch für den Mac verfügbar. Grund genug, einen intensiven Blick auf Omnis Flaggschiff zu werfen. Was hat sich getan? Lohnt sich der Umstieg? 



Die Leuchtturm-App von Omni ist Omnifocus, ein To-Do-Manager, der weit mehr ist als nur eine Liste mit abhakbaren Kästchen. In diesem Herbst kam die neueste Version 3 auf den Markt. Zunächst für iOS, letzte Woche dann auch für den Mac. Ich war Teilnehmer des Beta-Programms und konnte die App so schon seit einigen Wochen testen. Das sind meine Eindrücke.

Produkte der OmniGroup genießen unter versierten Mac-Nutzern einen hervorragenden Ruf. In der Regel sind sie extrem zuverlässig, innovativ und richten sich an Profis, die mit dem Mac auch ihr Geld verdienen. Daher kosten sie auch mehr, als der durchschnittliche Nutzer bereit ist zu zahlen.

Getting Things Done als Fundament

Omnifocus hat sich immer stark an David Allens Bestseller Getting Things Done (GTD) orientiert und ein System geschaffen, welches perfekt für diese Arbeitsweise ausgelegt ist. Es gibt eine Inbox für noch nicht kategorisierte Aufgaben und die Möglichkeit verschiedene Projekte anzulegen. Ein typischer Workflow ist zunächst alles in der Inbox zu sammeln, was einem so durch den Kopf geht. Später am Tag, geht man dann seine Inbox durch und versieht die Aufgaben mit einem Start- und/oder Fälligkeitsdatum, ordnest sie in ein Projekt oder gibt ihnen einen Kontext. Kontexte sind innerhalb der GTD-Logik meist die Orte, wo man etwas erledigen kann. Beispiele sind das eigene Büro, das Home Office, aber auch Telefon, Mac, oder Schreibtisch

Ebenso gehört zu GTD ein regelmäßiger Review. Ich gehe beispielsweise jeden Sonntag durch all meine Projekte und aktualisiere die Aufgaben darin. Ist etwas nicht mehr relevant, streiche ich die Aufgabe. Manchmal müssen Fälligkeitsdaten geändert oder Projekte neu geordnet werden. So bleibt die eigene Datenbank immer aufgeräumt, was gerade dann unverzichtbar ist, wenn man an vielen verschiedenen Dingen arbeitet.

Durchdachte Komplexität

Omnifocus präsentiert sich in durchdachter Komplexität und ist in drei Spalten organisiert. Ganz links findet sich die Übersicht für alle Perspektiven, sowie eine Übersicht der zugehörigen Projekte. Dazu später mehr. In der Mittelspalte spielt die eigentliche Musik, denn hier befinden sich alle Aufgaben, die zur gewählten Perspektive gehören. Hier liegt das Herz der Anwendung. Die angezeigten Details können dabei angepasst werden. Im Beispielbild sind Projekt, Tags (früher Kontexte, auch dazu später mehr), Fälligkeitsdatum, Notizfeld, sowie der Flaggenbutton angewählt. Zusätzlich wären aber auch noch das Startdatum, die geschätzte Dauer, sowie das Abschlussdatum möglich. Hier zeigt sich, was ich mit durchdachter Komplexität meine: Omnifocus bietet enorme Möglichkeiten, erfordert aber auch, dass man sich damit auseinandersetzt. Wo andere Anbieter nur eine Spalte für die Bezeichnung und eine für die Deadline haben, hat Omnifocus im Extremfall acht Spalten pro Aufgabe! 

Gesamtübersicht Omnifocus 3 für den Mac

Reduzierung und Anpassung an die persönlichen Anforderungen ist somit unbedingt nötig, um nicht von Informationen erschlagen zu werden. Ich schätze diese Komplexität. Man muss aber wissen, worauf man sich einlässt.

Wählt man dann eine Aufgabe an, zeigt sich auch die dritte Spalte — der Inspektor. Unter einem Inspektor kann man eine Art Übersicht mit allen Eigenschaften einer Datei verstehen. In Fotoverwaltungen werden hier z.B. die Megapixel, Brennweite und der Ort der Aufnahme angezeigt. Der Omnifocus Inspektor ist in sechs Blöcke eingeteilt. Zuerst wird logischerweise der Titel aufgeführt, dann der Status der Aufgabe (aktiv/erledigt). Es folgt das zugehörige Projekt und ein Abschnitt für Tags. An vierter Stelle folgt ein größerer Block für alles, was mit Zeit zu tun hat: die geschätzte Dauer, das Startdatum, das Fälligkeitsdatum, sowie das Abschlussdatum. Der fünfte Block ist für jede Art der Wiederholung zuständig und im sechsten Block findet sich ein Feld für weiterführende Notizen.

Der Inspektor in OmniFocus 3

Generell ist Omnifocus bunter und frischer geworden. Vormals versprühte es eher den Charme einer Akte vom Finanzamt. Mit der neuen Version ziehen größere Beschriftungen, mehr Farben und generell ein Design ein, welches sich stärker an iOS orientiert. Gleichzeitig ist es aber auch nicht so viel, dass es zu knallig wirken würde. Einfach ein neuer, notwendiger Anstrich.

Tags statt Kontexte

Jetzt aber zu einigen der wichtigsten Neuerungen von Omnifocus 3 im Gegensatz zu Omnifocus 2. Ich sprach eben davon, dass Omnifocus nach dem Getting Things Done-Prinzip funktioniert und dass Kontexte ein wichtiger Bestandteil hiervon sind. Das große Problem an Kontexten ist jedoch, dass man einer Aufgabe nur einen Kontext zuordnen kann. Das ist ziemlich unflexibel und lässt keinen Raum für unterschiedliche Dimensionen einer Aufgabe. 

An dieser Stelle kommen Tags ins Spiel, die in Omnifocus 3Kontexte ersetzen. Tags (oder auch Schlagwörter) können mit Hashtags in sozialen Netzwerken verglichen werden. Sie geben einer Aufgabe eine bestimmte Einordnung hinsichtlich eines ihrer Charakteristika. Man könnte sich zum Beispiel vorstellen, dass eine Aufgabe sehr wichtig ist (Tag wichtig) und nur am Computer erledigt werden kann (Tag Computer). Ein anderes Beispiel ist, dass eine bestimmte Aufgabe erst dann erledigt werden kann, wenn man Rückmeldung eines Projektpartners erhalten hat. Für diesen Fall wäre ein Tag Follow-Up oder Warten denkbar. In diesem Zusammenhang könnten auch Personen-Tags sinnvoll sein, wenn man mit vielen verschiedenen Menschen zusammenarbeitet. Auch Energie-Level sind nun denkbar. So ließen sich Aufgaben nach dem nötigen Denkaufwand ordnen. Sofern man gerade voller Energie ist, könnte man so Aufgaben sehen, die viel Kreativität oder Anstrengung erfordern. Umgekehrt ließen sich am Abend nach einem anstrengenden Tag Aufgaben anzeigen, die kaum Aufmerksamkeit benötigen und nur irgendwie erledigt werden müssen.

Ich halte den Ansatz, Tags zu verwenden für sehr viel zeitgemäßer als Kontexte. Wir kennen das Konzept von Hashtags und auch in der Dateiverwaltung sind Tags Gang und Gäbe, wie beispielsweise Evernote zeigt. Dazu passt, dass Tags mit Emojis ergänzt werden können, für schnelleres visuelles Erfassen. Sicher eine gute Option für den ein oder anderen.

Bessere Übersicht bei Routineaufgaben

Natürlich ist ein Aufgabenmanager nur dann gut, wenn man wiederkehrende Aufgaben sinnvoll anlegen und verwalten kann. Hier haperte es in der Vergangenheit ein wenig. Nicht, weil zu wenig Funktionalität gegeben wäre. Eher, weil sich das Anlegen neuer Routinen etwas unübersichtlich gestaltete. In Version 2 waren alle Auswahl- und Konfigurationsmöglichkeiten direkt verfügbar, was gerade unerfahrene Nutzer eher verwirrte.

Version 3 löst diesen Punkt deutlich besser. Solange kein Haken bei Wiederholung gesetzt ist, wird der Großteil der Schaltflächen nämlich verborgen. Erst wenn diese angeklickt wird, offenbaren sich alle Einstellungsmöglichkeiten. In der ersten Zeile lässt sich dann der Wiederholungstakt wählen, also beispielsweise jede vierte Stunde (z.B. für die Einnahme von Medikamenten), oder alle zwei Wochen. In einem zweiten Schritt kann diese Angabe dann noch präzisiert werden, sodass es möglich wird, einen konkreten Wochentag anzugeben. 

In der Summe ergeben diese kleinen Änderungen ein deutlich einfacher zu verstehendes Gesamterlebnis. Gerade für Einsteiger ist das angesichts der Komplexität von Omnifocus nicht zu unterschätzen.

Perspektiven und Automatisierung für Power-User

Perspektiven sind ein wichtiger Bestandteil von Omnifocus. Man kann sie sich als gespeicherte Suchen vorstellen. Das Prinzip ist, dass man bestimmte Kriterien definiert, um dann alle Objekte angezeigt zu bekommen, die mit diesen Kriterien übereinstimmen. So lassen sich Aufgaben gebündelt anzeigen, die beispielsweise zu unterschiedlichen oder gar keinen Projekten gehören.

Omnifocus kommt mit einigen vordefinierten Perspektiven, eine davon ist die Vorausschau. Hier werden alle Aufgaben nach ihrem Fälligkeitsdatum chronologisch angezeigt. Das ist sehr praktisch, da man auf diese Weise immer im Blick hat, was dringend erledigt werden muss, da eine Deadline abläuft. 

Perspektiven sind gespeicherte Suchen

Eine weitere Perspektive ist die eingangs erwähnte Inbox. Dort liegen alle Aufgaben, die noch kein Datum, Projekt oder Tag erhalten haben. Hinzu kommen eine Projekte-, eine Tags- und eine Markiert-Perspektive für Aufgaben, die mit dem kleinen orangenen Flaggen-Symbol als besonders wichtig markiert wurden. Und natürlich fehlt — ganz dem GTD-Grundsatz folgend — auch eine Überprüfen-Perspektive nicht, die alle Projekte und Aufgaben anzeigt, die mal wieder überprüft werden müssen. Wie oft ein Projekt hier auftauchen soll, kann übrigens jeweils einzeln angepasst werden.

Wer nun weitere individuelle Perspektiven möchte, muss dafür die Pro-Version kaufen, kann sich dann aber austoben. Eine eigene Perspektive kann einen individuellen Namen und ein Symbol bekommen. Die Suche an sich wird dann entlang all der Charakteristika erfolgen, die im Inspektor eingetragen werden können. So können komplexe Suchabfragen gebaut werden, die als Perspektive schnell abzufragen sind. Ich habe zum Beispiel eine extra Perspektive mit der ich mit einem Klick auf alles zugreifen kann, was mit meiner Arbeit als Autor zu tun hat. Eine andere Perspektive zeigt mir alles zu meiner Promotion. Selbst gebaute Perspektiven sind besonders dann nützlich, wenn ein Lebensbereich mehrere Projekte umfasst. 

Wer es noch weiter treiben möchte, wird sich über die Automatisierungsmöglichkeiten von Omnifocus freuen. Die Omnigroup war schon immer gut darin, Poweruser glücklich zu machen und geht diesen Weg in Omnifocus 3 konsequent weiter. Sowohl Apple Script, als auch Javascript sind in der Pro-Version verfügbar, sodass ganze Workflows programmiert werden können.

Schwächen: Wo liegen deine Prioritäten?

Natürlich ist auch bei Omnifocus nicht alles Gold was glänzt, wenngleich die App ziemlich viele Wünsche erfüllt. Was mich stört, ist die Abwesenheit eines Priorisierungssystems. Um Aufgaben in ihrer Wichtigkeit zu staffeln gibt es nur eine einzige Ebene: die kleine orangene Flagge. Immerhin. Wer aber intensiv mit Prioritäten arbeitet, wird hier weitere Ebenen vermissen. So muss man sich mit Tags behelfen, die unterschiedliche Prioritätsstufen repräsentieren. Immerhin ist das nun durch diese Behelfslösung möglich. Eine Darstellung durch verschiedene Farben wäre aber beispielsweise noch besser.

Zweitens muss man sich natürlich bewusst sein, was für einen Werkzeugkoffer man sich mit Omnifocus 3 ins Haus holt. Die App zwingt dem Nutzer kein Konzept auf, es ist kein „Lösungsweg“ vorgegeben, wie die App zu nutzen ist. Stattdessen ist man mit einer Reihe beweglicher Teile konfrontiert. Projekte, Tags, Flaggen, Perspektiven und diverse Daten, sowie Automatisierung ermöglichen es auf der einen Seite, komplexe Workflows zu bilden und Omnifocus komplett an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Anfänger dürften aber auch schnell überfordert sein, angesichts der Vielzahl an Möglichkeiten.

Perspektiven können sehr spezifisch angelegt werden

Und drittens hat Omnifocus leider immer noch keine Möglichkeit, um mit anderen zusammenzuarbeiten. Es ist ein persönlicher To-Do-Manager. Wer nach einem Programm für sein Team sucht, wird mit Omnifocus nicht glücklich. Ein gemeinsamer Zugriff auf Projekte ist schlicht nicht vorgesehen.

Fazit: Einmal alles mit Soße und Scharf

Ist Omnifocus 3 empfehlenswert? Auf jeden Fall. Omni selbst wirbt auf ihrer Website mit Omnifocus als „Goldstandard für To-Do Apps“. Das ist natürlich recht hoch, aber eben auch nicht aus der Luft gegriffen. Die App ist gekennzeichnet durch ihre durchdachte Komplexität. Man merkt ihr die lange Entwicklung an und das ist überhaupt nicht negativ gemeint. Natürlich ist das Interface nicht taufrisch, wenngleich Version 3 hier einiges besser macht als der Vorgänger. 

Die Optik sollte aber sowieso nicht im Vordergrund stehen, wenn es um Produktivität geht. Funktionalität ist das A und O. Und die bekomme ich hier en masse. Außerdem verfügt Omnifocus über einen sehr soliden Sync-Mechanismus mit dem ich verschlüsselt meine Datenbank zwischen all meinen Geräten synchronisieren kann. Kleine Spielereien wie der Dark-Mode runden das Bild ab.

Lohnt sich aber die Pro-Version?

Um es kurz zu machen: Für die meisten wohl eher nicht. Die Pro-Version kann beispielsweise Apple-Scripts ausführen. Das ist eine Möglichkeit, bestimmte Aktionen auf dem Mac zu automatisieren und eine absolute Power-User-Option. Deutlich interessanter ist da die Möglichkeit, eigene Perspektiven anzulegen. Den Mehrwert habe ich oben schon beschrieben. Dies ist in meinen Augen auch der einzige wirklich interessante Zusatzfunktion für die breite Masse. Ob das aber allein den happigen Aufpreis rechtfertigt, muss jeder selbst entscheiden. Neben diesen beiden Features kommt noch ein Fokus-Modus hinzu, der alles außer das aktuelle Projekt ausblendet und so für mehr Konzentration auf das aktuelle Projekt sorgen soll.

Meine Empfehlung ist daher ein Dreischritt: Zunächst sollte man die kostenlose Probierversion testen und so herausfinden, ob Omnifocus überhaupt etwas für einen ist. Dafür gewährt Omni einem vierzehn Tage, was ausreichen sollte. Falls ja, sollte dann zunächst die Standardversion gekauft werden. Wer für eine Bildungseinrichtung arbeitet, oder Student ist, kann hierbei vom Bildungsrabatt profitierten. Merkt man dann nach einiger Nutzungsdauer, dass man wirklich die Pro-Features will, kann man immer noch upgraden. Vom Preis her macht es nämlich keinen Unterschied, ob man den Upgrade-Mechanismus nutzt oder gleich die Pro-Version kauft.

Zum Schluss die schlechte Nachricht: OmniFocus kostet. Und zwar nicht mal wenig. Eine Einzellizenz der Standard-Version kostet 39,99$, die Pro-Version 40 (!) Dollar mehr. Wer schon Besitzer von Version 2 ist, kann immerhin vergünstigt upgraden. Hierbei werden 19,99$ für die Standard- und 39,99$ für die Pro-Version fällig.

Bei diesen Preisen überlegt man sich natürlich dreimal, ob ein To-Do-Manager so viel wert sein kann. Ich habe diese Frage für mich mit ja beantwortet und nutze Omnifocus 3 sowohl auf dem Mac, als auch unter iOS. Auf Apples mobilen Plattformen ist Omnifocus 3 schon seit einigen Wochen verfügbar, kostet aber natürlich extra. Immerhin ist auch hier ein zweiwöchiger Test möglich. Und wer berechtigt ist, sollte unbedingt auf die gewährten Bildungsrabatte zurückgreifen.

Viel Geld — zugegeben. Allerdings sollte man auch bedenken, dass diese App ein täglicher Begleiter wird und das eigene Arbeiten massiv erleichtert. Mir war es das wert und ich bereue keinen einzigen Cent. Omnifocus ist das Rückgrat meiner täglichen Arbeit und wurde mit Version 3 sinnvoll verbessert, wenngleich ich mir Prioritätsstufen für Aufgaben wünsche. Aufgrund der hohen Komplexität und des nicht zu unterschätzenden Preises, empfehle ich aber auf jeden Fall, zunächst die Probeversionen zu testen.

Omnifocus 3 für den Mac steht unter omnigroup.com zum Download zur Verfügung.

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