Hab deine Emails im Griff — 3 Schritte für die Inbox Zero

Endlich die eigenen Mails im Griff haben? Nichts leichter als das. Ich zeige euch, wie die Inbox Zero mit Apps wie AirMail zu erreichen ist.

Oftmals hört man Leute damit kokettieren, dass sie ja furchtbar schlecht in Mathe seien. Das ist auch kein Problem. Nicht rechnen zu können ist gesellschaftlich akzeptiert, viele können sich damit identifizieren. Niemand käme auf die Idee, öffentlich über die eigene Leseschwäche zu lachen. Mit Emails verhält es sich ganz ähnlich. Die eigenen Mails nicht mehr unter Kontrolle zu haben, scheint manchmal gerade zu als Zeichen des Erfolgs zu gelten: Seht her, ich bin so wichtig, dass ich mehr Mails bekomme, als man sich vorstellen kann. Und ich bin so wichtig, dass ich mich nicht mit der Beantwortung abgeben muss. Nichts davon stimmt. Weder sollte es gesellschaftlich anerkannt sein, schlecht rechnen zu können, noch seine Mails zu vernachlässigen. Emails einfach nicht zu beantworten ist unfreundlich und unprofessionell. Dabei geht es doch so leicht: mit Inbox Zero und Apps wie AirMail, die entsprechende Herangehensweisen unterstützen. 

Mit 3 Schritten zur Inbox Zero

Das schöne an Inbox Zero ist die Einfachheit des Konzeptes. Der Name sagt schon alles: es geht um einen leeren Posteingang. Ja, komplett leer. Viele sammeln einfach all ihre Mails im Eingang und horten über die Jahre absurde Zahlen von Mails. Mehrere Zehntausend ist absolut keine Seltenheit. Dass man dort auch trotz Suchfunktionen nur noch bedingt Mails wiederfindet ist klar. Dass es einem produktiven Mindset nicht förderlich ist scheint ebenso einleuchtend zu sein. Man stelle sich mal vor, man würde dieses Prinzip ins Analoge übertragen. Viel Spaß mit den fünfzehntausend Briefen auf euren Schreibtischen. 😉

Hier kommt Inbox Zero ins Spiel. Das einzige Prinzip hier lautet, am Ende eines jeden Arbeitstages einen leeren Posteingang vorzufinden. Um diesen Zustand zu erreichen, gibt es ein paar Strategien, die ich gern vorstellen möchte.

Die 2-Minuten-Regel

Du bekommst eine Mail, die nur eine ganz kurze Antwort von dir benötigt und dann erledigt ist? Beantworte sie sofort. Alles was weniger als zwei Minuten beansprucht, sollte ohne Umschweife erledigt werden. Weg ist weg.

Und was ist mit den Mails, die länger zur Beantwortung brauchen? Bearbeite diese in eigens dafür vorgesehenen Terminblöcken. Setz dich einmal am Tag hin und beantworte alle längeren Mails. Solltest du irgendwann in der Situation sein, das nicht mehr leisten zu können, ist es wohl sowieso an der Zeit für ein*e Assistent*in.

Archiv und Ordner

Ein zweiter wichtiger Baustein sind Ordner und das Archiv. Ich selbst habe z.B. einen Ordner für Schreibaufträge oder einen für die Uni. Alle Mails mit entsprechendem Bezug werden dort abgelegt. Das hat den Vorteil, dass ich sie bei Bedarf schnell wiederfinde und sie außerdem aus dem Eingang weg sind. Damit entspricht es dem Abheften in Ordnern im analogen Büro.

Alles was keine spezifische Kategorie hat, aber dennoch aufbewahrt werden soll, wird ins Archiv verschoben. Natürlich wächst hierdurch das Archiv über die Jahre enorm, was die Suche negativ beeinflusst. Das kann aber in Kauf genommen werden, da die ganz wichtigen Mails ja eh in den kleineren thematischen Ordnern stecken.

Wiedervorlage

Es kommt immer wieder vor, dass man eine bestimmte Mail gerade nicht beantworten kann. Manchmal fehlen noch Informationen, man wartet auf Rückmeldung durch andere oder man hat schlicht keine Zeit. Für diese Fälle empfiehlt sich die Wiedervorlage. Hierbei wird die Mail aus dem Eingang in einen anderen (nicht sichtbaren) Ordner verschoben und so der Posteingang geleert.

Natürlich ist das nur ein psychologischer Trick, allerdings einer mit Wirkung. Zu einem selbst definierten Zeitpunkt wird die Mail dann wieder vorgelegt. Allerdings sollte man dieses Feature mit bedacht einsetzen, da auch nichts gewonnen ist, wenn man jeden Morgen mit fünfzig wieder vorgelegten Mails übergossen wird. Und natürlich benötigt man ein Mail-Programm welches diese Art des Arbeitens unterstützt. AirMail ist meine Wahl, Spark von Readdle kann das aber auch.

AirMail im täglichen Gebrauch

Meine leere Inbox

Auf eine komplette Review für AirMail werde ich an dieser Stelle verzichten. Gut möglich, dass ich noch mal einen großen Mail-Programme-Vergleich auf diesem Blog machen werde. Für den Moment reicht es aber zu verstehen, wie ich mit der App arbeite. Airmail ist sowohl auf iOS, als auch MacOS zuhause, kann also durchgängig genutzt werden. Dort habe ich all meine Mailaccounts: meine private Adresse, die von der Uni und die Kontaktadressen meiner Blogs. Alles auf einen Blick.

Durch meine Mails pflüge ich mich dann gerade zu durch. Da Airmail Tastaturkürzel unterstützt, kann ich in Windeseile Mails löschen oder ins Archiv verschieben. So bleiben nur noch die übrig, die mehr Aufmerksamkeit benötigen. Hinzu kommen meine thematischen Ordner. Ich habe jeweils einen für Freelance-Arbeit, meine Blogs, die Universität, persönliche Korrespondenzen, Rechnungen und Tickets. Ganz besonders wichtige Mails werden zudem in DEVONthink archiviert.

Gemäß der 2-Minuten-Regel folgen dann die schnell zu beantwortenden Mails. Zack und weg.

Auswahlmöglichkeiten in Airmail

Und zu guter Letzt kommt noch alles andere. Falls hierfür keine Zeit ist, nutze ich die Schlummern-Funktion. Dort habe ich die Auswahl zwischen Später heute, Heute Abend, Morgen, Wochenende, Nächste Woche und Irgendwann. Zusätzlich kann ich auch selbst ein konkretes Datum wählen. Was Zeitangaben wie Morgen oder Heute Abend genau bedeuten, kann ich in den Einstellungen definieren. Die Mails verschwinden dann in einen nicht sichtbaren Ordner und werden zum gewählten Zeitpunkt wieder in den Posteingang gespült. So kann ich planen, wann ich eine Mail beantworten möchte und gewinne Kontrolle zurück. 

Es ist also gar nicht so schwer, die eigenen Mails im Griff zu haben. Und seid euch sicher: Es ist einfach ein beruhigendes und gutes Gefühl, keine Mails zu vergessen oder andere tage- und wochenlang auf eine Antwort warten zu lassen. Das ist nicht nur eine Frage der Produktivität, sondern auch eine der Höflichkeit. 

(Weitere Tipps, um gute Mails zu schreiben, gibt es hier.)


Coverfoto: Bernard Hermant

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